Déclarer des frais kilométriques et un per diem

Cet article s’adresse aux collaborateurs qui se déplacent pour leur travail : il explique comment déclarer un trajet avec un véhicule personnel, avec le calcul de la distance et du montant, puis comment déclarer un per diem, l’indemnité forfaitaire de repas et de nuitée d’un déplacement professionnel.

Avant de commencer #

• Pour déclarer un trajet, votre rôle doit porter le droit « Soumettre une note kilométrique » au palier Exécuter ; pour un per diem, le droit « Per diem — Soumettre (pays/dates, calcul auto) ». Les rôles Tous les employés, Manager, Responsable RH, Gestionnaire Paie et Administrateur les portent par défaut.
• Le bouton Ajouter un kilométrage reste grisé tant que votre entreprise n’a pas de catégorie kilométrique active.
• Seuls les taux kilométriques valables à la date du trajet, et ouverts à votre département et à votre bureau, vous sont proposés. Seuls les pays pour lesquels un taux per diem est configuré sont proposés.

Déclarer vos véhicules #

Le calcul selon un barème fiscal (puissance fiscale, énergie) a besoin de connaître votre véhicule. Déclarez-le une fois pour toutes :

1. Dans l’onglet Notes de frais de votre profil, cliquez sur Mes véhicules.
2. Cliquez sur + Ajouter un véhicule.
3. Renseignez le Nom (obligatoire), l’Immatriculation, le Modèle, la Puissance fiscale et le Type d’énergie (Thermique, Diesel, Électrique, Hybride).
4. Cliquez sur Enregistrer. Si vous avez plusieurs véhicules, marquez celui que vous utilisez le plus comme véhicule Par défaut.

Déclarer un trajet #

1. Cliquez sur Ajouter un kilométrage. La catégorie kilométrique est choisie pour vous.
2. Donnez un nom au trajet et choisissez sa Date.
3. Choisissez le Taux. Une fiche résume le taux retenu : taux standard ou barème à paliers, groupe de véhicules, plafond annuel et, le cas échéant, paramètres légaux du pays.
4. Sous Mon véhicule, vérifiez le véhicule utilisé : un véhicule unique est présélectionné ; avec plusieurs véhicules, choisissez-le dans la liste. Le lien Gérer ouvre vos véhicules.
5. Indiquez l’itinéraire : le lieu de départ sous De, puis la destination. Ajouter un autre lieu ajoute une étape. Les adresses se complètent automatiquement et vos Lieux favoris (domicile, travail…) sont proposés.
6. La Distance (km) est calculée d’après l’itinéraire. Indiquez les Occurrences (nombre de fois où vous avez fait ce trajet, 365 au plus) et cochez Aller-retour si besoin.
7. Le Total estimé se calcule seul. Ajoutez si besoin un projet, des commentaires (500 caractères au plus) et un reçu.
8. Cliquez sur Enregistrer brouillon ou sur Soumettre.

Comment le montant est calculé #

• La distance remboursée est celle de l’itinéraire, multipliée par deux pour un aller-retour et par le nombre d’occurrences. Si vous corrigez la distance à la main, un message « Distance modifiée » vous rappelle que c’est la distance de l’itinéraire qui est remboursée.
• Un taux à paliers « par dépense » applique ses tranches à chaque trajet ; un taux à paliers « par an » tient compte des kilomètres que vous avez déjà déclarés dans l’année avec ce taux (notes en cours ou approuvées, datées avant ce trajet).
• Si votre entreprise rembourse plus que le seuil d’exonération fiscale du pays, la différence est un avantage imposable. Le Détail fiscal du trajet indique alors la part exonérée et la part soumise à cotisations, intégrée à votre bulletin de paie.

L’approbation d’un trajet #

Un trajet de 200 km au plus est approuvé automatiquement à sa soumission ; au-delà, il suit le circuit d’approbation de votre entreprise. Un trajet dont le taux de change n’a pas pu être déterminé suit toujours le circuit.

Déclarer un per diem #

1. Cliquez sur Déclarer un per diem.
2. Renseignez le Nom du déplacement, la Date de début, la Date de fin et le Pays de destination. L’encadré Taux applicables montre les montants du pays : repas, demi-journée, journée et nuitée.
3. Choisissez le Type de déplacement : Demi-journée, Journée complète ou Avec nuitée.
4. Si l’employeur vous a offert des repas, indiquez leur nombre sous Repas offerts par l’employeur (nombre de repas à déduire). Activez Hébergement fourni si vous n’avez pas payé votre nuit.
5. Ajoutez un Commentaire si besoin, vérifiez l’Estimation du montant, puis cliquez sur Soumettre.

Comment le per diem est calculé #

• Le nombre de jours compte le premier et le dernier jour ; le nombre de nuits est le nombre de jours moins un.
• Demi-journée : jours × taux de demi-journée. Journée complète : jours × taux de journée. Avec nuitée : jours × taux de journée, plus nuits × taux de nuitée, sauf si l’hébergement est fourni.
• Chaque repas offert est déduit au taux du repas ; la déduction ne peut pas rendre le montant négatif.
• Le taux retenu est celui qui était en vigueur à la date de début du déplacement. Le montant final est calculé par Illizeo à l’enregistrement.

À savoir #

• Un per diem est soumis dès sa déclaration : il n’a pas de brouillon. Tant qu’il est « En attente », vous pouvez le supprimer depuis l’onglet Per Diem ; il ne peut plus être modifié.
• Un per diem suit le même circuit d’approbation que les notes de frais.
• Si aucun taux de change n’existe pour la date, un taux de 1 pour 1 est appliqué et signalé : vérifiez-le après la soumission.
• Si la carte et l’autocomplétion d’adresse sont indisponibles, un bandeau vous le signale ; adressez-vous à votre administrateur.

Questions fréquentes #

Le bouton « Ajouter un kilométrage » est grisé #

Votre entreprise n’a aucune catégorie kilométrique active. L’administrateur doit la réactiver dans Paramètres › Notes de frais › Catégories.

Aucun taux n’est proposé pour mon trajet #

Choisissez d’abord la date : seuls les taux valables à cette date, et ouverts à votre département et à votre bureau, apparaissent. Si la liste reste vide, adressez-vous à votre administrateur.

Mon pays de destination n’est pas dans la liste du per diem #

Aucun taux per diem actif n’est configuré pour ce pays. L’administrateur peut l’ajouter dans Paramètres › Notes de frais › Per Diem.