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title: Démarrer avec les documents de l’entreprise
description: À quoi sert la bibliothèque des documents de l’entreprise, ses deux écrans, les droits qu’elle demande et qui voit quel document.
url: "http://illizeo.com/centre-aide/documents-entreprise-demarrer/"
updated: "2026-11-11"
category: "Services RH de base / Stockage & signature"
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# Démarrer avec les documents de l’entreprise

Les **Documents de l’entreprise** forment la bibliothèque des textes que les RH mettent à la disposition des salariés : règlement intérieur, politiques (télétravail, frais, informatique…), guides d’accueil ou de manager, questions fréquentes. Chaque document est publié pour un public précis, et chaque salarié ne voit que ceux qui lui sont destinés. Cet article présente la bibliothèque dans son ensemble : à quoi elle sert, ses deux écrans, les droits qu’elle demande et ce que voit chaque profil. Il s’adresse aux administrateurs et aux RH qui la mettent en place, et à toute personne qui veut comprendre ce qu’elle y trouve.

## La bibliothèque en bref

La bibliothèque compte deux écrans, l’un pour lire, l’autre pour gérer.

- **Documents de l’entreprise**, dans le menu principal : l’écran de lecture. Les documents y sont rangés par catégorie — **Règlements**, **Politiques**, **Guides**, **Questions fréquentes**, **Autres** — avec leur date d’effet, leur numéro de version et leur taille. Une recherche porte sur le titre ET sur le texte des documents, et montre le passage trouvé avec sa page. Voir [Consulter et rechercher les documents de l’entreprise](https://illizeo.com/centre-aide/documents-entreprise-consulter-et-rechercher/).
- **Paramètres › Documents › Documents de l’entreprise** : l’écran de gestion. On y publie un document pour un public, on modifie sa fiche, on en dépose une nouvelle version, on le dépublie ou on le supprime. Voir [Publier un document de l’entreprise et choisir son public](https://illizeo.com/centre-aide/documents-entreprise-publier/) et [Remplacer, dépublier ou supprimer un document](https://illizeo.com/centre-aide/documents-entreprise-versions-et-retrait/).

![L’écran Documents de l’entreprise vu par un salarié : un champ Rechercher dans les documents, la liste Toutes les catégories, puis quatre rubriques — Règlements (Règlement intérieur), Politiques (Politique de télétravail), Guides (Guide d’accueil) et Questions fréquentes (Congés et absences — questions fréquentes) — chaque document avec sa date d’effet, sa version, sa taille et un bouton Ouvrir.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/documents-entreprise-01.fr_-scaled.png?resize=800%2C423&quality=80&ssl=1)
La bibliothèque vue par un salarié : ses documents, rangés par catégorie.

## Avant de commencer

- La bibliothèque fait partie du module de gestion des documents : il doit être souscrit et ouvert à ton compte. Si le module t’est retiré, l’entrée de menu disparaît, même si ton rôle porte les droits ci-dessous.
- Pour lire, il faut le droit **Consulter les documents de l’entreprise qui me sont destinés**, au palier **Accès**. Le rôle **Tous les employés** le porte : en pratique, chaque salarié a l’entrée de menu. Sans ce droit, l’entrée n’apparaît pas.
- Pour gérer, il faut le droit **Publier, remplacer et dépublier les documents de l’entreprise**. Le palier **Accès** ouvre l’écran de gestion en lecture (la liste et l’historique des versions) ; le palier **Exécuter** permet de publier, modifier, remplacer, dépublier et supprimer. Les rôles **Administrateur** et **Responsable RH** le portent au palier Exécuter.
- L’écran de gestion se trouve dans les **Paramètres** : ton rôle doit aussi t’en ouvrir l’accès.
- Les droits se règlent dans la matrice des permissions, section Documents : voir [Régler les permissions dans la matrice](https://illizeo.com/centre-aide/roles-matrice-des-permissions/).

## Qui voit quel document

Le droit de lecture ouvre l’écran, il n’élargit rien : ce qu’un salarié y voit dépend uniquement du public de chaque document. Un document s’affiche pour toi si les quatre conditions suivantes sont réunies.

1. Il est **publié** (un document dépublié disparaît pour tout le monde) et il a une version en cours. Seule la version en cours se lit ; les précédentes restent réservées à l’écran de gestion.
2. Il s’adresse à **Tous les salariés**, ou à l’un de tes rôles, ou à l’un de tes groupes d’employés (que tu y sois nommé ou que l’un de tes rôles soit versé au groupe).
3. S’il vise des **sous-sociétés**, tu relèves de l’une d’elles, par ta fiche ou par un contrat en cours.
4. Si tu es un **externe** (sans contrat interne), le document a été publié avec l’option **Aussi pour les externes**.

Cette règle vaut partout : pour la liste, l’ouverture du fichier, la recherche dans le texte, l’avis « nouveau document » et les réponses de l’assistant. Un document qui ne t’est pas destiné n’existe pas pour toi, même si tu connais son lien.

### Ce que voient les profils

- **Le salarié** voit les documents publiés pour lui, les cherche, les ouvre. Il ne voit ni les documents dépubliés, ni les anciennes versions, ni le public choisi.
- **Le manager** voit en plus les documents publiés pour son rôle, par exemple un guide du manager.
- **Les RH et les administrateurs** voient, dans les Paramètres, tous les documents, publiés ou non, avec leur public, leurs versions et leur statut. Sur l’écran de lecture, en revanche, ils suivent la même règle que tout le monde : ils n’y voient que ce qui leur est destiné.

![L’écran de gestion Documents de l’entreprise dans les Paramètres : un bouton Publier un document et un tableau à colonnes Document, Catégorie, Public, Version et Statut. Cinq documents portent le statut Publié et le public Tous les salariés ou 1 rôle(s) ; la Charte informatique, en version v2 pour 1 groupe(s), est dépubliée et propose l’icône pour la republier. Chaque ligne a cinq icônes : versions, modifier, nouvelle version, dépublier ou republier, supprimer.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/documents-entreprise-04.fr_-scaled.png?resize=800%2C296&quality=80&ssl=1)
Le même ensemble vu par les RH, dans les Paramètres : tous les documents, leur public et leur statut.

## Les formats acceptés

Un document est un fichier **PDF**, **Word** (.docx) ou **texte** (.txt), de 20 Mo au plus. À la publication, Illizeo lit son texte une fois pour toutes, page par page pour un PDF, et le garde pour la recherche. Un PDF scanné, sans texte, reste consultable mais ne se retrouve que par son titre ; l’écran de gestion le signale par la mention « texte non lu (scan) : retrouvé par son titre seul ».

## L’avis « nouveau document »

À la publication, les RH peuvent cocher **Prévenir le public (cloche et e-mail)**. Les salariés actifs à qui le document s’adresse reçoivent alors une notification dans la cloche et un e-mail, qui donnent le titre du document, jamais son contenu. Le lien ouvre la bibliothèque avec ce document en tête et mis en évidence. Chacun peut régler la réception de cet avis dans ses préférences, sous **Documents › Nouveau document de l’entreprise** : voir [Choisir ses notifications](https://illizeo.com/centre-aide/notifications-mes-preferences/). Le texte de l’e-mail se personnalise dans les réglages des e-mails.

## Les documents et l’assistant

Quand l’assistant d’Illizeo est disponible dans ton espace, il peut répondre à une question sur une règle de l’entreprise (télétravail, congés pour événements familiaux, horaires…) en cherchant dans les documents que tu peux lire. Sa réponse cite l’extrait et le document ; la source ouvre la bibliothèque sur ce document, à la page du passage cité. Il ne cherche jamais dans les documents personnels des salariés, et s’il ne trouve aucun extrait, il le dit au lieu de répondre de mémoire.

## À savoir

- Le public d’un document se choisit parmi les rôles, les groupes d’employés et les sous-sociétés de ton espace : voir [Créer des groupes d’employés](https://illizeo.com/centre-aide/roles-groupes-d-employes/).
- La bibliothèque ne remplace pas les documents personnels du salarié (contrats, bulletins, pièces de son dossier) : elle ne contient que des textes publiés pour un public.
- Le texte des documents est gardé pour la recherche ; n’y publie donc pas de données personnelles.

## Questions fréquentes

### Un salarié ne voit pas un document que j’ai publié. Pourquoi ?

Vérifie dans l’écran de gestion que le document est bien **Publié**, puis son public : le salarié doit détenir l’un des rôles ou appartenir à l’un des groupes choisis, relever de l’une des sous-sociétés visées s’il y en a, et, s’il est externe, l’option **Aussi pour les externes** doit être cochée.

### Je suis RH : pourquoi l’écran de lecture ne me montre-t-il pas tous les documents ?

L’écran de lecture applique la même règle à tout le monde. Pour voir tous les documents, quel que soit leur public, ouvre **Paramètres › Documents › Documents de l’entreprise**.

### Puis-je publier un document dans plusieurs langues ?

Chaque document porte une langue (français, anglais, allemand ou italien). Pour proposer un texte en deux langues, publie deux documents, chacun avec sa langue et, au besoin, son public.

### *Similaire*