Régler la génération des codes d’organisation

Chaque objet de ton organisation — société, sous-société, bureau, département, équipe, centre de coûts, banque… — porte un code : une clé stable, reprise dans les exports, la paie et la comptabilité. La page Paramètres des codes d’organisation décide, objet par objet, si Illizeo attribue ce code tout seul à la création ou si la personne qui crée l’objet doit le saisir. Cet article explique comment lire la page, comment changer un réglage et ce que ce choix change dans le référentiel de l’organisation. Il s’adresse aux administrateurs qui préparent l’espace, en particulier avant une reprise de données.

Avant de commencer #

• La page se trouve dans Paramètres › Gérer Illizeo › Paramètres globaux, tuile Gérer les paramètres de code d’organisation.
• Il te faut le droit « Accès aux Paramètres », puis le droit « Code organisation », section « Paramètres globaux » du menu « Administration de la plateforme » de la matrice des rôles (voir Régler les permissions dans la matrice). Le palier Accès permet de consulter la page ; le palier Exécuter permet d’enregistrer.
• Par défaut, seul le rôle Administrateur porte ce droit.
• Le réglage vaut pour tout l’espace : toutes les sociétés et sous-sociétés suivent la même règle pour un même type d’objet.

Ouvrir la page #

1. Ouvre Paramètres, puis la carte Gérer Illizeo.
2. Clique sur la tuile Paramètres globaux.
3. Sur la tuile Gérer les paramètres de code d’organisation, clique sur Configurer.

Lire la page #

En haut, le compteur codes actifs indique combien de types d’objets ont leur code généré automatiquement, sur 13, avec une barre de progression. Quand un administrateur a déjà enregistré la page, la ligne Dernière mise à jour par donne son nom sous l’introduction.

Les 13 interrupteurs sont rangés en cinq cartes. Chaque carte affiche le nombre d’interrupteurs activés, par exemple 4/4.

• Structure organisationnelle : le code de l’entreprise, de la sous-entreprise, du département et de l’équipe.
• Lieux & Bureaux : le code du bureau et celui des agences (agences de placement, cabinets de recrutement, sociétés d’intérim).
• Emploi & Postes : le code du bon de travail, le code des postes et les codes de poste.
• Finance & Rémunération : le code du centre de coûts et celui du grade de salaire.
• Données bancaires : le code externe de la banque et celui de l’agence bancaire.

Un point vert devant une ligne signale un code généré automatiquement ; un point gris, un code saisi à la main. L’icône d’information, à droite de chaque ligne, déplie une phrase qui rappelle la règle : si l’interrupteur est activé, le code est généré automatiquement ; sinon, il doit être saisi manuellement.

Changer un réglage #

1. Bascule l’interrupteur de la ligne voulue. La ligne prend un fond orangé et le badge MODIFIÉ ; le compteur affiche Non enregistré.
2. Pour basculer toute une carte d’un coup, clique sur Tout activer ou Tout désactiver, en haut à droite de la carte.
3. Une barre Vous avez des modifications non enregistrées apparaît en bas de la page. Clique sur Enregistrer, dans cette barre ou en haut de la page.
4. Pour revenir à l’état enregistré sans rien changer, clique sur Annuler.

Un message confirme l’enregistrement. Rien n’est enregistré tant que tu n’as pas cliqué sur Enregistrer : si tu quittes la page avant, tes bascules sont perdues.

Ce que le réglage change dans le référentiel #

Le réglage agit au moment où quelqu’un crée un objet dans Paramètres › Gérer l’organisation (page Référentiel organisationnel), avec le bouton Ajouter une valeur d’un type d’objet.

• Interrupteur activé : le champ Code de la fenêtre Ajouter une valeur est grisé et affiche Généré automatiquement. La personne n’a rien à saisir ; Illizeo attribue un code unique à l’enregistrement.
• Interrupteur désactivé : le champ Code devient obligatoire (il porte un astérisque). Le code saisi doit être unique pour ce type d’objet : un code déjà pris est refusé avec le message Code déjà utilisé.

Dans les deux cas, le code est fixé à la création : il ne se modifie plus ensuite, parce que d’autres données (affectations, écritures, exports de paie) s’y rattachent. Changer le réglage ne touche donc pas aux codes existants ; seules les créations suivantes suivent la nouvelle règle.

Quel réglage choisir ? #

• Laisse la génération automatique si tu crées tes objets un par un dans Illizeo et que personne, hors d’Illizeo, ne s’appuie sur leurs codes.
• Passe en saisie manuelle les types d’objets dont le code vient d’un autre système : le plan analytique de ta comptabilité pour les centres de coûts, la nomenclature de ton logiciel de paie pour les grades de salaire, les codes de tes sites ou de tes départements. Tu gardes ainsi les mêmes clés de part et d’autre, et les exports se rapprochent sans table de correspondance.
• Avant une reprise de données, règle la page avant de créer les objets : un code attribué ne se change plus.

À savoir #

• Sans le palier Exécuter, la page s’ouvre en lecture seule : les interrupteurs sont figés, et les boutons Enregistrer, Tout activer et Tout désactiver n’apparaissent pas.
• Tant que personne n’a enregistré la page, tous les codes sont générés automatiquement.
• Les comptes bancaires de l’entreprise reçoivent toujours un code automatique ; ils n’ont pas d’interrupteur.
• Le matricule des employés ne se règle pas ici, mais dans Paramètres avancés des employés (voir Logos et paramètres globaux de l’espace).
• L’enregistrement n’envoie ni e-mail ni notification.

Questions fréquentes #

Quelle différence entre « le code des postes » et « les codes de poste » ? #

Ce sont deux types d’objets distincts de la carte Emploi & Postes. Générer le code des postes automatiquement vise les postes du catalogue (Poste / Intitulé dans le référentiel). Générer les codes de poste automatiquement vise les familles de métiers (Code emploi dans le référentiel). L’icône d’information de chaque ligne le précise.

J’ai désactivé la génération : puis-je renommer les codes déjà attribués ? #

Non. Un code est fixé à la création et ne se modifie plus. Le réglage ne s’applique qu’aux objets créés après l’enregistrement.

Un collègue ne trouve pas la tuile dans les Paramètres globaux. #

Son rôle ne porte pas le droit « Code organisation ». Ajoute-le dans la matrice des rôles, au palier Accès pour qu’il consulte la page, ou Exécuter pour qu’il la modifie (voir Se repérer dans les Paramètres).