L’onglet Paramètres d’un projet réunit tout ce qui le définit : son statut, ses informations, son client, ses finances (budget, prix de vente, taux horaires, coûts, marge, jalons de facturation) et ses sous-projets. Cet article explique chaque carte et qui peut la modifier. Il s’adresse aux chefs de projet, aux gestionnaires et à la comptabilité.
Avant de commencer #
- Modifier le statut, les informations et la carte Finances demande le droit Projet au palier Exécuter, et un rôle qui écrit dans le projet. Sans ce droit, ces champs sont grisés.
- Les volets financiers ont chacun leur droit, au palier Accès pour les lire et Exécuter pour les gérer : Gérer les taux horaires, Gérer les lignes de coûts, Gérer les jalons de facturation. Dans les rôles livrés, la comptabilité les gère.
- Le type et le montant du budget s’affichent avec Voir le budget ; la marge, avec Voir l’aperçu de marge ; le prix de vente, avec l’un ou l’autre.
- Les sous-projets se gèrent avec Gérer les sous-projets au palier Exécuter.
Le statut #
La carte Statut propose Actif, Brouillon et Archivé. Le changement s’enregistre tout de suite, sans passer par le bouton du bas, et le message « Statut modifié » le confirme. Seul un projet Actif reçoit de nouvelles imputations de temps et de notes de frais (voir Démarrer avec la gestion de projets).
Les informations et le client #
- Dans la carte Informations, renseigne le Nom et le Code du projet (par exemple « CLI-GVA »). Le code s’affiche dans la liste des projets et sert à la recherche.
- Choisis le Type de client : Client interne (projet réalisé pour ta propre organisation) ou Client externe (projet réalisé pour un client tiers).
- Pour un client externe, complète les Coordonnées du client : Prénom, Nom, Société, Adresse et Email du contact.
- Indique les dates de Début et de Fin, et une Description des objectifs et du périmètre.
- Clique sur Enregistrer les modifications, en bas de l’onglet. La mention « Sauvegardé » confirme.
Un avertissement rappelle que tu enregistres les données personnelles d’un tiers : n’en collecte que ce qui est nécessaire à la relation client. Ces coordonnées sont effacées immédiatement si le projet est supprimé.
Avec le CRM #
Quand le CRM est installé, le bloc Client du CRM permet de rattacher le projet à un Compte et à un Contact du CRM. Les coordonnées du client viennent alors du CRM : elles se modifient sur le compte et le contact, et suivent dans le projet, où elles sont en lecture seule. Un projet créé depuis une affaire gagnée affiche aussi son Opportunité d’origine et son Devis accepté. Voir D’une affaire gagnée à un projet.
Les finances #
La carte Finances réunit le budget, le prix de vente et les volets qui alimentent la marge.
Facturable et devise #
Active Facturable pour un projet que tu factures, et choisis sa devise. La devise ne peut changer que tant que le projet ne porte encore aucun montant (budget, prix de vente, jalons, lignes de coût, taux horaires, notes de frais imputées) ; un avis le rappelle si tu essaies.
Le type de budget #
- Aucun : pas de suivi de budget.
- Temps : suivre le temps consommé, en heures ou en jours. Saisis le budget dans l’unité du projet. L’Aperçu affiche alors la carte Temps consommé.
- Coût : suivre le budget financier. Saisis le Montant. L’Aperçu affiche alors la carte Finances, avec le dépensé.
Sous le budget, Charge estimée des tâches règle l’unité des estimations : Heures ou Jours, et, en jours, la durée d’Une journée = en heures.
Le prix de vente #
Pour un projet facturable, saisis le Prix de vente. Il sert de revenu dans l’aperçu de marge et de total dans le suivi des jalons de facturation. Clique sur Enregistrer les modifications pour enregistrer le type de client, le budget, l’unité et le prix de vente.
Les taux horaires #
Les taux horaires valorisent le temps passé : chaque membre à son taux, sinon au taux par défaut.
- Clique sur Ajouter un taux.
- Saisis un Libellé… et le Taux horaire.
- Choisis le membre concerné, ou Tous les membres ; dans ce dernier cas, tu peux cocher Par défaut.
- Valide. Le taux s’enregistre aussitôt.
Un seul taux est le taux par défaut ; l’icône Définir comme taux par défaut en désigne un autre. Sans taux par défaut, un avis rappelle que les heures des membres sans taux ne sont pas valorisées. Un taux dans une autre devise que le projet porte la mention « autre devise — non appliqué ».
Les coûts fixes #
Sous Coûts fixes détaillés, ajoute les dépenses du projet qui ne sont ni du temps ni des notes de frais (licences, hébergement, sous-traitance…) : saisis le Libellé… et le Montant, puis clique sur Ajouter. Le Total s’affiche en dessous. Une ligne dans une autre devise que celle du projet n’est pas comptée, et l’écran le signale.
L’aperçu de marge #
Pour un projet facturable avec un prix de vente, l’aperçu de marge affiche les Revenus (le prix de vente), les Coûts et la Marge en pourcentage. Le détail des coûts sépare les Fixes (les lignes de coût), la Main-d’œuvre (les heures imputées valorisées aux taux horaires) et les NDF (les notes de frais approuvées imputées au projet). Les heures sans taux, les taux et les lignes dans une autre devise et les notes de frais sans taux de change fiable sont signalés et non comptés.
Les jalons de facturation #
Pour un projet facturable, les Jalons de facturation découpent le prix de vente en échéances.
- Clique sur Ajouter un jalon.
- Saisis la Description…, le Montant et la date prévue, puis valide.
- Fais évoluer son statut : Planifié, Envoyé, puis Payé.
Le total Encaissé additionne les jalons payés, face au prix de vente. Passer un jalon payé à un autre statut demande une confirmation, car son montant sort alors du total encaissé. Les jalons non payés apparaissent dans les prochaines échéances de l’Aperçu et sur la ligne Facturation du Gantt.
Les sous-projets #
Les sous-projets découpent le projet en modules ou en phases. Les tâches s’y rattachent, et le Gantt les groupe par sous-projet.
- Clique sur Ajouter un sous-projet, saisis le Nom du sous-projet… et clique sur Créer.
- Pour renommer un sous-projet, survole-le et clique sur son icône crayon, modifie le nom et valide.
- Pour en supprimer un, survole-le et clique sur son icône corbeille. S’il n’a pas de tâche, confirme la suppression. S’il en a, la fenêtre Suppression bloquée le dit : choisis sous Réassigner les tâches à : un autre sous-projet, ou Aucun sous-projet (détacher), puis clique sur Réassigner & supprimer.
Réassigner les tâches demande aussi le droit Tâche de projet au palier Exécuter.
À savoir #
- Le statut, les taux horaires, les coûts, les jalons et les sous-projets s’enregistrent tout de suite ; les informations, le client, le budget, l’unité et le prix de vente, avec Enregistrer les modifications.
- Sans le droit de voir le budget ou la marge, ces montants ne te sont pas envoyés : ils ne s’affichent pas et tu ne peux pas les modifier.
- Quand un jalon de facturation passe à Payé, les chefs de projet qui ont accès aux jalons de facturation en sont prévenus.
- Les notes de frais approuvées imputées au projet comptent dans le dépensé et dans la marge (voir Saisir, soumettre et suivre une dépense).
Questions fréquentes #
Je ne peux pas changer la devise du projet. #
Le projet porte déjà des montants : ils changeraient d’étiquette sans être convertis. La devise ne se change que sur un projet sans aucun montant.
Je ne vois pas les jalons de facturation ni la marge. #
Le projet n’est pas marqué « Facturable », ou il n’a pas de prix de vente, ou ton rôle n’a pas les droits « Gérer les jalons de facturation » ou « Voir l’aperçu de marge ».
Pourquoi la main-d’œuvre de la marge est-elle à zéro ? #
Aucune heure n’a encore été imputée au projet, ou les membres qui en ont imputé n’ont pas de taux et le projet n’a pas de taux par défaut.
