Chaque mois, la Paie suisse établit un décompte par sous-société : un contrat par ligne, avec ses jours AS, son salaire brut, ses cotisations, son net et les charges patronales. Tant qu’il est ouvert, le décompte se recalcule autant que nécessaire ; une fois clôturé, il est figé et produit les sorties du mois — fiches de paie, pièce comptable, fichier de paiement, décompte de l’impôt à la source et mutations à déclarer. Cet article explique comment calculer un mois, lire un décompte, le clôturer et exploiter ce qu’il produit. Il s’adresse aux gestionnaires de paie et aux administrateurs.
Avant de commencer #
- La sous-société doit être confiée au Moteur de calcul Illizeo, son employeur complété et ton catalogue des genres de salaire créé — voir Démarrer avec la Paie suisse et Paramétrer la Paie suisse.
- Le droit Décomptes mensuels ouvre les décomptes au palier Accès ; calculer, recalculer et clôturer demandent le palier Exécuter.
- Le fichier de paiement suit son propre droit, Fichiers de paiement des salaires : consulter les lots au palier Accès, générer, annuler et marquer transmis au palier Exécuter.
- Portée : les totaux ne portent que sur les collaborateurs dont tu vois le salaire. La pièce comptable, le fichier de paiement, le décompte de l’impôt à la source et les mutations cumulent tous les salaires du décompte : il faut pouvoir les voir tous pour les ouvrir.
Lire la liste des décomptes #
Ouvre Paie suisse › Décomptes. L’écran Décomptes mensuels affiche, pour l’Année choisie, un tableau par sous-société calculée par Illizeo : Mois, Période de paie, Statut, nombre de Contrats, Brut, Net et Charges patronales. Un décompte qui compte des contrats bloqués l’indique.
Les statuts sont Ouvert, En validation et Clôturé. Un mois marqué Repris vient d’un ancien logiciel : voir plus bas.
Calculer un mois #
- Dans la carte Calculer un mois, choisis le Périmètre et le Mois.
- Clique sur le bouton Calculer du mois (par exemple Calculer novembre 2026).
- Le message « Décompte calculé. » confirme et le décompte s’ouvre.
Les mois se suivent : on calcule un mois après avoir clôturé le précédent. Si le calcul est refusé, le message en donne la raison.
Lire un décompte #
Clique sur un mois dans la liste. L’en-tête rappelle le mois, la sous-société, le statut et la période de paie (« Période de paie du 01.09.2026 au 30.09.2026 », par exemple, ou une période décalée si l’employeur paie du 25 au 24). Sous l’en-tête, les totaux : Contrats, Bloqués, Brut, Net, Charges patronales.
La section Contrats donne une ligne par contrat : Employé, Jours AS, Brut, Cotisations, Net, Charges patronales, État et Manques. Un contrat Prêt est calculé ; un contrat Bloqué a au moins une donnée manquante qui rendrait un montant faux.
Le détail d’un contrat #
Clique sur Détail au bout d’une ligne. Le détail montre chaque ligne de la paie, rangée par catégorie (salaire brut, hors salaire brut, cotisations du salarié, contributions de l’employeur, bases et salaires soumis) : Genre de salaire, Base, Taux et Montant. Clique sur Masquer pour le refermer.
Le récapitulatif (journal de paie) #
La section Récapitulatif (journal de paie), présente même sur un décompte ouvert, donne chaque collaborateur, chaque genre de salaire et les totaux par genre. Elle se télécharge en PDF, en Excel ou en CSV.
Recalculer un décompte ouvert #
Après avoir corrigé une donnée (un code d’assurance, un salaire, un complément), clique sur Recalculer dans l’en-tête du décompte. Le message « Décompte recalculé. » confirme. Un décompte ouvert se recalcule autant de fois que nécessaire.
Clôturer un décompte #
- Vérifie qu’aucun contrat n’est bloqué : un manque bloquant fait refuser la clôture.
- Clique sur Clôturer dans l’en-tête du décompte.
- La boîte « Clôturer septembre 2026 ? » explique que le décompte est recalculé une dernière fois, puis figé : il ne se recalculera plus, et ses montants comptent dans les cumuls des mois suivants.
- Clique sur Clôturer pour confirmer, ou sur Annuler.
- Le message « Décompte clôturé. » confirme.
La validation à quatre yeux #
Ton espace peut exiger qu’un second gestionnaire valide chaque clôture, par un circuit de la catégorie Paie suisse du module Workflows (inactif tant que tu ne l’actives pas). La clôture part alors en validation : le message « Clôture envoyée en validation : un second gestionnaire doit la valider. » s’affiche, le décompte passe En validation et ne se recalcule plus. Le valideur voit « La clôture de ce décompte attend votre validation. » et le lien Valider ou refuser. Celui qui demande la clôture ne peut pas la valider lui-même. Si la clôture est refusée, le décompte redevient ouvert.
Ce que produit un décompte clôturé #
Une fois le mois clos, de nouvelles sections apparaissent dans le décompte.
Fiches de paie #
Les fiches se produisent avec le modèle de l’employeur, dans la langue de chaque collaborateur. La section Fiches de paie indique combien sont générées et publiées. Clique sur Publier les fiches : chaque fiche est déposée dans le dossier « Fiches de salaires » du collaborateur, qui est prévenu. Une fiche publiée ne se régénère plus ; Régénérer recompose seulement les fiches non publiées.
Pièce comptable #
La pièce comptable naît à la clôture, au niveau de détail réglé pour l’employeur. Elle se télécharge dans les formats d’export configurés, s’exporte vers la comptabilité avec Exporter vers la comptabilité et se marque Marquer comptabilisée.
Paiement des salaires #
La section Paiement des salaires génère le fichier de paiement (pain.001) à importer dans ton e-banking : choisis la Date d’exécution et le Compte débité, puis clique sur Générer le fichier et confirme. Le lot se télécharge ; une fois importé dans l’e-banking, clique sur Marquer transmis — le lot est alors figé et ne peut plus être annulé. Tant qu’il n’est pas transmis, Annuler le lot le retire.
Impôt à la source #
Le décompte mensuel à remettre à chaque canton : les retenues du mois, les mutations, la commission de perception et le montant à verser. Télécharge-le, remets-le au canton, puis clique sur Marquer envoyé.
Mutations du mois #
Les entrées, sorties et changements à déclarer à l’AVS, à la CAF et à la LPP. Chacune est une tâche : télécharge son fichier, dépose-le auprès de l’institution, puis clique sur Marquer déclarée hors Swissdec — voir Le cockpit Swissdec.
Un mois repris d’un ancien logiciel #
Un mois importé par Reprise des cumuls (mois déjà payés) porte la mention Repris. Ses totaux font foi pour les cumuls de l’année et les sorties annuelles ; ses fiches de paie, son paiement, ses écritures et ses déclarations sont ceux de l’ancien logiciel. Il ne se modifie qu’en annulant son import — voir Compléter les données des collaborateurs.
À savoir #
- Un décompte ouvert se recalcule à volonté ; un décompte clos ne se recalcule plus.
- La clôture recalcule une dernière fois, puis fige le mois — ou la refuse s’il reste un manque bloquant ou un contrôle bloquant.
- Toutes les sorties du mois dépendent de la clôture : fiches, pièce comptable, paiement, déclarations, puis certificats et attestations de l’année.
- Les montants sont toujours ceux du décompte clos : la fiche de paie n’en recalcule aucun.
Questions fréquentes #
Un contrat est « Bloqué ». Que faire ? #
Sa colonne Manques nomme la donnée qui manque. Complète-la dans la fiche du collaborateur, puis clique sur Recalculer.
Je ne vois ni Recalculer ni Clôturer. #
Soit ton rôle n’a le droit Décomptes mensuels qu’au palier Accès, soit le décompte n’est plus ouvert (en validation ou clôturé).
Peut-on rouvrir un mois clôturé ? #
Non. Un mois clos est figé : ses montants entrent dans les cumuls des mois suivants. C’est pourquoi la clôture se confirme.
