L’onglet Paie Canada du salarié : formulaires d’impôt et reprise

Avant de calculer la paie d’un salarié au Canada, Illizeo a besoin de son dossier fiscal : son numéro d’assurance sociale, les formulaires de crédits d’impôt qu’il t’a remis, ses exemptions éventuelles et le code de ses prestations dentaires. Tout cela se tient dans l’onglet Paie Canada de sa fiche, contrat par contrat. Cet article explique comment le gestionnaire de paie complète cet onglet, saisit les cumuls de reprise d’un démarrage en cours d’année, et comment le salarié peut remettre lui-même ses formulaires depuis son profil.

Avant de commencer #

• Le module Paie Canada doit être installé, et le salarié avoir un contrat canadien : un contrat rattaché à un bureau au Canada, dans une sous-société qui a une fiche employeur canadien — voir Déclarer un employeur canadien et régler la paie.
• Pour lire l’onglet, il faut le droit Onglet Paie Canada du salarié au palier Accès ; pour saisir les formulaires, les exemptions, le code dentaire et la reprise, au palier Exécuter. Sans le palier Exécuter, tout se lit en texte.
• Portée : l’onglet ne s’ouvre que sur les personnes que ton rôle couvre. C’est un écran de gestion : il n’y a pas de raccourci pour soi-même.
• Le salarié, lui, utilise le droit Mes formulaires d’impôt, accordé au rôle « Tous les employés ».

Ouvrir l’onglet Paie Canada #

1. Ouvre la fiche du salarié, puis l’onglet Paie Canada.
2. L’onglet affiche le contrat canadien choisi dans l’en-tête de la fiche. Si le contrat choisi ne relève pas de la paie canadienne, un message le dit et l’onglet montre le contrat canadien de la personne.

L’onglet se lit de haut en bas, dans l’ordre où l’on complète un dossier.

À compléter #

Le bloc À compléter liste ce qui manque : NAS absent ou invalide, bureau ou province du contrat, code des prestations dentaires non choisi… Il prévient : « La paie de ce contrat ne pourra être calculée ni déclarée tant que ces éléments manquent. » Le lien Ouvrir le profil mène aux informations à corriger au profil.

Numéro d’assurance sociale #

Le NAS est Lu dans le profil (identifiant national) : il s’y corrige. Il s’affiche masqué : seuls ses trois derniers chiffres apparaissent. Son État peut être Valide, Valide, temporaire (commence par 9), Clé de contrôle fausse ou Absent.

Contrat #

Le bloc Contrat rappelle la Sous-société, le Bureau, la Province d’emploi et la Période du contrat. La province d’emploi, tirée du bureau, décide des barèmes appliqués.

Saisir les formulaires d’impôt #

Recopie les totaux des formulaires que le salarié t’a remis. Un montant laissé vide vaut le montant de base.

1. Dans TD1 — Déclaration des crédits d’impôt personnels, saisis le Montant total des crédits (TD1 fédéral) et, hors Québec, le Montant total des crédits (TD1 provincial). Au besoin : Impôt supplémentaire par paie, Déduction pour région éloignée (annuelle), Déductions autorisées par l’ARC (annuelles), autres crédits autorisés, et en Ontario les Personnes à charge (Ontario).
2. Pour un salarié au Québec, remplis TP-1015.3 — Déclaration pour la retenue d’impôt : Montant des crédits personnels (TP-1015.3), déductions, Déductions autorisées par Revenu Québec, Crédits autorisés par Revenu Québec, Impôt du Québec supplémentaire par paie. Au Québec, seul le TD1 fédéral s’applique.
3. Pour un salarié payé à la commission, remplis TD1X — Rémunération à commission : Rémunération annuelle estimée (TD1X) et Dépenses annuelles estimées (TD1X). Vide : pas de TD1X.
4. Choisis la Méthode de calcul de l’impôt : Annualisation de chaque paie (option 1), ou Moyenne cumulative (option 2) pour une paie qui varie beaucoup (commissions, heures). Choisie en cours d’année, la moyenne cumulative commence à la prochaine paie calculée ; l’impôt déjà retenu n’est pas recalculé.
5. Clique sur Enregistrer. Le message « Formulaires enregistrés. » confirme.

Retenues récurrentes #

Le bloc Retenues récurrentes porte les retenues répétées à chaque paie : Régime de retraite agréé (par paie), déduit du revenu imposable et déclaré au T4 (case 20) ; Cotisations syndicales (par paie) (T4, case 44) ; Pension alimentaire retenue (par paie), sur ordonnance. Les retenues ponctuelles, elles, se saisissent dans la paie.

Exemptions et prestations dentaires #

• Coche, s’il y a lieu, Exempté du RPC/RRQ (case 28), Exempté de l’assurance-emploi (case 28) ou Exempté du RQAP (case 28). Une exemption vaut pour toute l’année : âge, type d’emploi, formulaire CPT30…
• Choisis le Code des prestations dentaires (case 45 du T4) : 1 — Aucune garantie dentaire, 2 — Le salarié seul, 3 — Le salarié, son conjoint et ses enfants, 4 — Le salarié et son conjoint ou 5 — Le salarié et ses enfants. Sans ce code, le T4 ne peut pas être produit.

Saisir les cumuls de reprise #

Si tu démarres la Paie Canada en cours d’année, Illizeo doit connaître ce qui a été versé et retenu avant sa première paie : ces montants s’ajoutent aux paies closes pour les maximums annuels, le T4 et le relevé d’emploi.

1. Dans le bloc Cumuls de reprise, choisis l’Année de la reprise.
2. Saisis les cumuls : Gains réguliers, Paiements non périodiques, Gains ouvrant droit à pension, Cotisations RPC / RRQ, Cotisations RPC2 / RRQ2, Gains assurables (AE), Cotisations d’assurance-emploi, Salaire assurable (RQAP), Cotisations RQAP, Impôt fédéral retenu, Impôt provincial retenu, Cotisations au régime de retraite.
3. Clique sur Enregistrer la reprise.

Les cumuls de reprise se figent à la première paie close de l’année.

Le libre-service du salarié #

Le salarié peut remettre lui-même ses formulaires. Sur sa propre fiche, il voit une version réduite de l’onglet Paie Canada, intitulée Mes formulaires d’impôt.

Ce que fait le salarié #

1. Il ouvre son profil, onglet Paie Canada. Il y lit son NAS masqué et son état, et pour chaque contrat les formulaires que la paie retient aujourd’hui.
2. Il clique sur Mettre à jour mes formulaires et recopie les totaux de ses formulaires signés ; un formulaire qui ne change pas garde ses montants.
3. Il joint, dans Formulaires signés (ou lettre de l’ARC / de Revenu Québec), le formulaire signé : PDF, JPG, PNG, HEIC ou WebP, 10 Mo et 5 fichiers au plus.
4. Il clique sur Envoyer pour validation. Sa demande s’affiche sous Ma demande en attente ; rien ne change dans sa paie avant la décision. Il peut la retirer par Retirer ma demande.

Ce que fait le gestionnaire #

• Dans l’onglet Paie Canada du salarié, le bloc Formulaires remis par le salarié montre la demande : ce qui change par rapport aux montants En vigueur, et les pièces jointes à télécharger.
• La demande se valide ou se refuse dans la boîte d’approbations, par un gestionnaire qui a le droit Onglet Paie Canada du salarié au palier Exécuter sur ce salarié. Validée, elle met à jour les formulaires du contrat ; refusée, le salarié voit le motif.
• Le bouton Inviter le salarié lui demande de remettre ses formulaires. Si le salarié ne peut pas les remettre dans Illizeo (droit ou module), l’écran le dit : saisis-les toi-même.

À savoir #

• Le NAS ne se saisit jamais dans l’onglet Paie Canada : il se corrige dans le profil, section « Carte d’identité nationale ».
• Les formulaires se tiennent par contrat : une personne qui a plusieurs contrats canadiens a un dossier par contrat.
• Un changement de formulaire vaut pour les paies calculées ensuite ; une paie close ne change pas.
• Les manques signalés ici le sont aussi dans la paie, où ils peuvent bloquer la ligne du salarié — voir Calculer, clôturer et publier une paie canadienne.

Questions fréquentes #

Le salarié n’a pas remis de TD1. Que faire ? #

Laisse les montants vides : la paie applique le montant personnel de base, fédéral et provincial (ou du Québec).

Pourquoi l’onglet Paie Canada n’apparaît-il pas sur une fiche ? #

La personne n’a pas de contrat canadien, ou ton rôle ne la couvre pas, ou il ne porte pas le droit de l’onglet.

Le salarié peut-il voir ses formulaires sans les modifier ? #

Oui : avec le seul palier Accès de Mes formulaires d’impôt, il lit ses formulaires et son NAS masqué, sans pouvoir envoyer de demande.