Une sous-société n’est calculée par la Paie Canada que si elle a une fiche « employeur canadien ». Cette fiche porte tout ce que les organismes canadiens connaissent de l’employeur : numéros de l’ARC et de Revenu Québec, fréquences de versement, taux d’accidents du travail, personne-ressource des déclarations. Cet article explique comment créer et tenir cette fiche, puis passe en revue les trois autres réglages du module : le modèle de la fiche de paie, la comptabilité et le dépôt SFTP. Il s’adresse aux administrateurs et aux gestionnaires de paie.
Avant de commencer #
- Le module Paie Canada doit être installé — voir Démarrer avec la Paie Canada.
- Pour lire les fiches, il faut le droit Employeurs canadiens au palier Accès ; pour les créer, les modifier ou retirer une sous-société de la paie, au palier Exécuter. Sans le palier Exécuter, la page se lit : les valeurs s’affichent en texte, sans champ ni bouton.
- Le modèle de la fiche de paie relève du droit Fiche de paie canadienne ; le plan comptable, les formats d’export et le dépôt SFTP, du droit Comptabilité de la paie canadienne. Pour chacun : Accès pour lire, Exécuter pour modifier.
- Les rôles Administrateur et Gestionnaire Paie portent ces droits au palier Exécuter.
Lire la liste des employeurs #
Ouvre Paie Canada › Employeurs canadiens, ou Paramètres › Paie Canada › Employeurs canadiens. La page liste les Périmètres de paie de ton espace : la société et chaque sous-société. Pour chacun, une mention indique s’il est Calculé par Illizeo ou Non calculé par Illizeo ; un périmètre sans fiche affiche Pas de fiche employeur canadien.
Seuls les contrats rattachés à un bureau au Canada entrent dans la paie d’un employeur canadien.
Créer la fiche d’un employeur canadien #
- Dans la liste, clique sur la sous-société. Sa page s’ouvre avec la mention « Ce périmètre n’a pas de fiche employeur canadien : il n’est pas calculé par Illizeo. »
- Remplis la section Identification : Raison sociale (obligatoire, telle que le T4 et le relevé d’emploi la nomment), Numéro de compte de retenues (ARC) (obligatoire, 9 chiffres, RP, 4 chiffres), Province du siège, et l’adresse du siège (Adresse du siège, Complément d’adresse, Ville, Code postal), reprise au sommaire T4.
- Remplis la section Versements (voir plus bas).
- Saisis les taux de la section Accidents du travail.
- Choisis le Niveau de détail de la pièce comptable.
- Remplis la Personne-ressource : Prénom, Nom, Téléphone et Courriel sont obligatoires, le Poste est facultatif. C’est la personne que l’ARC et Service Canada appellent au sujet du T4 et du relevé d’emploi.
- Clique sur Faire calculer par Illizeo. Le message « Employeur canadien enregistré. » confirme. La sous-société passe à Calculé par Illizeo.
Ensuite, le même bouton s’appelle Enregistrer ; il reste grisé tant que tu n’as rien modifié.
Les versements #
- Versements à l’ARC : la fréquence que l’ARC t’a attribuée — Annuelle, Trimestrielle, Mensuelle (versement régulier), Deux fois par mois (accéléré, seuil 1) ou Quatre fois par mois (accéléré, seuil 2).
- Numéro d’identification de Revenu Québec et Versements à Revenu Québec : seulement si des salariés travaillent au Québec. La fréquence est exigée avec le numéro.
- Secteur du FSS : Primaire ou manufacturier, Secteur public ou Autre secteur ; il fixe le taux de la cotisation au Fonds des services de santé.
- N° d’agrément du régime de retraite (T4, case 50) : 7 chiffres, le numéro du RPA ou du RPDB auquel les salariés cotisent.
Quand la province du siège est le Québec, ou qu’un numéro de Revenu Québec est saisi, un encadré rappelle que le RL-1 est préparé comme document de travail et se transmet hors d’Illizeo tant que Revenu Québec n’a pas autorisé le logiciel.
Les montants annuels du Québec et des taxes santé #
- Masse salariale totale (FSS) : le taux du FSS dépend de la masse salariale totale de l’employeur, mondiale et employeurs associés compris. Clique sur Ajouter une année et saisis l’Année et la Masse salariale totale ($). Sans elle, la paie d’un salarié au Québec ne se calcule pas.
- Dépenses de formation (FDRCMO) : au-delà de 2 M$ de masse salariale, l’employeur cotise 1 % au FDRCMO, moins ses dépenses de formation admissibles de l’année. Saisis-les par année ; le sommaire RLZ-1.S les déduit.
- Taxes santé : part de l’exemption (employeurs associés) : en Ontario, en Colombie-Britannique, au Manitoba et à Terre-Neuve-et-Labrador, des employeurs associés se partagent l’exemption de la taxe santé. Clique sur Ajouter une part et saisis la province, l’année et la Part de l’exemption ($) que l’accord du groupe t’attribue. Sans saisie, l’exemption entière s’applique.
Les accidents du travail #
Clique sur Ajouter une province, puis saisis la Province, le Taux (%) et le Plafond ($) de gains assurables que ta commission (CNESST, WSIB, WorkSafeBC…) t’a notifiés. Illizeo n’invente aucun taux.
Le calendrier des paies #
En haut de la page, la carte Calendrier des paies affiche, en lecture, le Groupe, la Fréquence, le nombre de Paies par an, la Fin d’une période de référence et le Délai de paiement. Ils viennent du groupe de Périodes de référence que suit la sous-société, et se changent là-bas (Paramètres › Paie › Périodes de référence).
Si la sous-société n’est rattachée à aucune période de référence, la carte affiche « Rattachez ce périmètre à une période de référence : sans elle, ses paies ne se découpent pas. » Fais-le avant de calculer une paie.
À côté du nom de la sous-société, le lien Moteurs de paie mène au réglage qui désigne la paie qui calcule chaque périmètre.
Retirer une sous-société de la paie #
- Sur la page de la sous-société, clique sur Retirer de la paie.
- La boîte Retirer de la paie prévient : « La fiche employeur canadien est supprimée : ce périmètre ne sera plus calculé par Illizeo. »
- Clique sur Retirer. Le message « Le périmètre n’est plus calculé par Illizeo. » confirme.
Le modèle de la fiche de paie #
Ouvre Paramètres › Paie Canada › Fiche de paie. Tu y composes la fiche de paie de chaque employeur : textes, mise en forme, emplacement des blocs (en-tête, gains, retenues et salaire net, cotisations de l’employeur, soldes…). Les montants viennent toujours de la paie close.
- La fiche s’imprime au format lettre US (8,5 × 11 po), en français ou en anglais selon la langue du salarié — toujours en français au Québec.
- Tant que tu n’enregistres rien, c’est le modèle d’Illizeo qui s’applique ; il porte les mentions exigées par les normes du travail (employeur, salarié, période et date du paiement, gains, retenues et net). L’enregistrer en fait ton modèle.
- Un employeur peut avoir son propre modèle ; Revenir au modèle hérité le supprime, et ses prochaines fiches suivent celui de la société, ou celui d’Illizeo.
- Un changement de modèle vaut pour les fiches générées ensuite : chaque fiche garde la version du modèle qui l’a produite. Le bouton Aperçu PDF montre le résultat avant d’enregistrer.
La comptabilité de la paie #
Ouvre Paramètres › Paie Canada › Comptabilité. La page compte deux parties.
- Plan comptable : un compte et une contrepartie par rubrique de la fiche de paie. Un seul plan vaut pour tous les employeurs. Écris chaque compte comme ton logiciel l’attend : son numéro pour Sage 50 Canada et Business Central, son nom pour QuickBooks Online (un sous-compte s’écrit « Parent:Sous-compte »). Une rubrique a ses deux comptes ou aucun ; sans comptes, ses lignes restent hors pièce.
- Formats d’export : CSV, Excel, PDF, QuickBooks Online et Sage 50 Canada sont toujours proposés ; les formats que tu définis ici s’y ajoutent.
À chaque clôture, la pièce comptable de la paie est créée au niveau de détail choisi dans la fiche de l’employeur — Par compte (cumulé), Par collaborateur ou Par centre de coût (département) — et versée aux écritures comptables de la plateforme. Les comptes sont figés dans la pièce à sa génération : un changement du plan vaut pour les pièces générées ou régénérées ensuite.
Le dépôt SFTP #
Ouvre Paramètres › Paie Canada › Dépôt SFTP pour déposer les sorties de la paie sur le serveur SFTP de ton entreprise, chacune dans son dossier :
- la Pièce comptable, à la clôture de la paie, dans le format choisi ;
- les Bulletins de paie (PDF), quand ils sont générés : un PDF par salarié, nommé par son matricule ;
- les T4 (XML et feuillets PDF), quand ils sont préparés ;
- les Relevés d’emploi (XML), quand un relevé est déclaré émis.
Le nom de chaque dossier accepte les variables {annee}, {periode} et {perimetre}. Laissé vide, le dossier par défaut s’applique. Le dépôt agit au nom de la personne qui a fait l’acte, avec ses droits. Un dépôt qui échoue est réessayé deux fois (après 5 puis 30 minutes), puis signalé aux gestionnaires.
À savoir #
- Une sous-société sans fiche employeur canadien n’apparaît ni dans les paies, ni dans les versements, ni dans les déclarations : chaque écran le dit et renvoie vers Employeurs canadiens.
- Revenu Québec, le FSS et la CNESST ne concernent que les salariés qui travaillent au Québec.
- Les montants annuels (masse salariale, dépenses de formation, parts d’exemption) se saisissent année par année : pense à ajouter l’année nouvelle avant sa première paie.
Questions fréquentes #
Où change-t-on la fréquence des paies ? #
Dans Paramètres › Paie › Périodes de référence, sur le groupe que suit la sous-société. La fiche employeur ne fait que l’afficher.
Pourquoi la paie d’un salarié au Québec ne se calcule-t-elle pas ? #
Vérifie que la fiche employeur porte le numéro de Revenu Québec, sa fréquence de versement, le secteur du FSS et la masse salariale totale de l’année.
Puis-je avoir un modèle de fiche de paie différent par employeur ? #
Oui. Enregistre un modèle sur l’employeur voulu ; les autres continuent de suivre le modèle de la société.
