Les réglages de la paie

Les réglages de la paie fixent les règles communes à tous les mois : arrondis, groupes comptables, rappels, seuils d’alerte, périodes de référence, méthode de prorata et salaires supplémentaires (13e, 14e, 15e mois). Cet article les parcourt page par page. Il s’adresse aux administrateurs et aux gestionnaires de paie qui configurent le module.

Avant de commencer #

• Les réglages s’ouvrent par Paramètres › Salaire et paie. Chaque page a son droit : Paramètres généraux de paie (aussi utilisé pour les moteurs de paie), Prorata — Méthode de calcul, Salaire supplémentaire — 13e/14e/15e mois, Périodes de référence, Types de rémunération — CRUD. Au palier Accès tu lis la page ; au palier Exécuter tu la modifies.
• Le menu Paramètres demande en plus le droit Accès aux Paramètres. Parmi les rôles livrés, l’Administrateur a les deux ; un autre rôle doit recevoir ce droit pour atteindre les réglages de paie.
• Un champ que ton rôle ne peut pas modifier est affiché en lecture seule, ou masqué avec la mention « non disponible avec vos permissions ».

Paramètres généraux #

Ouvre Paramètres › Salaire et paie › Paramètres généraux. Modifie les cartes voulues, puis clique Enregistrer les modifications en bas de page.

Règles d’arrondi par type #

Choisis la précision d’arrondi de chaque famille : Salaire de base (salaire fixe, horaire, prorata), Primes & Bonus, Acomptes & Prêts. Les valeurs proposées sont 0.01, 0.05, 0.10 et 1.00 ; en Suisse, 0.05 est courant pour les salaires.

Groupe comptable #

Le groupe comptable découpe la paie : chaque groupe génère un export séparé et se valide indépendamment. Choisis Ne pas grouper (tous les salariés dans un seul export), Sous-société, Département, Lieu de travail, Type de salaire (fixe et horaire séparés), Type d’occupation, Nationalité ou État civil. Les groupes apparaissent ensuite dans le fil en haut de l’écran de paie.

Paie #

• Attributs des exports de paie : les données du salarié ajoutées aux exports (notamment l’export comptable). Choisis-les dans la liste.
• Onglet salaire séparé : affiche ou masque l’onglet Données de salaire de l’écran de paie.
• Ajouter un type d’absence : les types d’absence repris dans la paie.

Rappels #

Active Envoyer le rappel mensuel et choisis le Jour du rappel mensuel (du 1er au 28) : les administrateurs reçoivent un rappel de vérifier le cycle de paie, et le jour s’affiche sous le mois dans l’écran de paie.

Seuils d’alerte #

• Seuil d’alerte — Variation de salaire (± 3 % à ± 20 %) : une alerte est générée si le salaire brut d’un salarié varie de plus de ce seuil ; sévérité Moyenne au-delà du seuil, Haute au-delà de trois fois le seuil.
• Seuil d’alerte — Montant produit (± 20 % à ± 100 %) : une alerte est générée si le montant réellement produit varie de plus de ce seuil, par exemple quand les heures d’un salarié horaire changent fortement d’un mois à l’autre.

Notifications globales #

Active les alertes envoyées par e-mail et dans l’application aux administrateurs de paie : Paie non validée, Cycle en retard, Échéance imminente, Expiration de rôle temporaire, et règle le Délai de notification avant l’échéance (1 à 7 jours).

Périodes de référence #

La période de référence fixe les dates de la période de paie de chaque mois (par exemple du 1er à la fin du mois, ou du 21 au 20). Chaque groupe peut avoir la sienne.

1. Ouvre Paramètres › Salaire et paie › Périodes de référence. Chaque groupe s’affiche avec sa Fréquence, sa Période, sa date de départ (Depuis), ses Périmètres et son Historique.
2. Clique Ajouter un groupe, ou Modifier sur un groupe.
3. Renseigne le Nom du groupe, la Fréquence, le Début de la période et, si tu changes le début, la Date d’effet : laisse-la vide pour appliquer dès la paie du mois en cours, ou choisis un mois suivant. Les mois précédents gardent leur période.
4. Indique au besoin le Délai de paiement (jours) entre la fin d’une période et son paiement (0 à 31), et les périmètres rattachés.
5. Clique Enregistrer.

L’interrupteur d’un groupe l’active ou le désactive, et la corbeille le supprime. Un changement programmé s’affiche sur le groupe (« Nouvelle période programmée à partir du… ») et peut être retiré. L’écran de paie mensuelle lit les groupes mensuels sans périmètre ; un groupe rattaché à des périmètres sert les paies calculées par Illizeo et la saisie par période de l’onglet Présence.

Prorata #

Le prorata fixe comment se calcule le salaire du mois quand un salarié entre ou sort en cours de période, ou quand son salaire, son taux ou son contrat change. Les absences ne sont pas concernées : elles partent au logiciel de paie, qui applique ses propres règles.

1. Ouvre Paramètres › Salaire et paie › Prorata. Choisis la Portée : toute la société, ou une sous-société (qui hérite sinon du réglage de la société).
2. Choisis la Méthode de prorata : Jours ouvrés selon l’horaire contractuel (recommandé), Heures selon l’horaire contractuel, Jours calendaires du mois, Méthode du 30ème, Diviseur fixe ou Jours ouvrés annuels.
3. Dans Options avancées, règle si besoin le Mode (Déduction, recommandé, ou Présence), les Jours fériés, la règle du mois complet, le plafond au salaire mensuel, le minimum d’un jour et l’arrondi de chaque segment.
4. Choisis la Date d’effet et clique Créer la version. Le changement s’applique aux périodes non approuvées à partir de cette date ; l’écran annonce combien de périodes seront recalculées.

Le Simulateur compare les six méthodes sur une entrée et/ou une sortie, avec le réglage en cours, sans rien enregistrer. L’Historique des versions garde les versions successives. La carte Où cela s’applique rappelle que la méthode vaut pour le salaire du profil, les montants de l’onglet Paie et le fichier de paie.

Salaires supplémentaires #

Ouvre Paramètres › Salaire et paie › Salaires additionnels. Active le 13ème mois, le 14ème mois ou le 15ème mois et choisis les Mois de versement de chacun ; un même salaire supplémentaire peut être réparti sur plusieurs mois. Chacun vaut un salaire mensuel. La règle est en cascade : le 14e mois nécessite le 13e, et le 15e nécessite le 13e et le 14e. Clique Enregistrer les modifications.

Le nombre de salaires d’un salarié (12 à 15) se choisit ensuite dans la Fréquence de son salaire de base, dans la limite de ce qui est activé ici.

Moteurs de paie #

Si ton espace a une ou plusieurs paies calculées (par exemple la paie suisse), la page Moteurs de paie désigne la paie qui calcule chaque périmètre : la société (contrats sans sous-société) et chacune de ses sous-sociétés. Un périmètre n’est calculé que par une seule paie, et seules les paies installées sont proposées. Choisis le moteur de chaque ligne, puis clique Enregistrer.

À savoir #

• Un changement de prorata ne touche jamais une période déjà approuvée.
• Sans groupe comptable, l’écran de paie affiche un bandeau qui renvoie aux paramètres généraux.
• Si ton rôle ne peut modifier qu’une partie d’une page, l’enregistrement garde les champs autorisés et le signale pour les autres.
• Les types de rémunération et les codes de ton logiciel de paie se règlent à part : voir Les types de rémunération et les rubriques de paie.

Questions fréquentes #

Je ne vois pas Salaire et paie dans les paramètres. #

Ton rôle n’a soit aucun des droits des pages de réglage de paie, soit pas le droit Accès aux Paramètres.

Quelle méthode de prorata choisir ? #

L’écran recommande les jours ouvrés selon l’horaire contractuel. Le simulateur te montre l’écart entre les méthodes sur un cas réel avant d’enregistrer ; choisis celle que ton logiciel de paie et ta convention appliquent.

Pourquoi l’option 13 mois n’est-elle pas proposée dans le salaire d’un salarié ? #

Le 13e mois n’est pas activé dans les salaires additionnels. Active-le, puis choisis la fréquence dans le salaire de base.