Notes de frais en France.
Toutes les règles de remboursement, les barèmes kilométriques officiels URSSAF, le per diem du Décret 2020-689 et les règles de récupération de TVA pour vos collaborateurs en France. Mis à jour à partir des sources officielles.
DémarrerAvertissement : Ce guide pays est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un conseil juridique. Bien que nous le mettions à jour régulièrement, il peut ne pas refléter les évolutions réglementaires en cours. Illizeo SA décline toute responsabilité pour les actions entreprises ou non sur la base de ce contenu.
1Règles NDF & TVA récupérable
| Catégorie de dépense | TVA | Récupération TVA | Plafond URSSAF / Note |
|---|---|---|---|
| Repas d’affaires (clients / prospects) | 10% | 100% récupérable | Facture au nom de l’entreprise, identité des convives requise |
| Repas seul en déplacement (restaurant) | 10% | Non récupérable | Plafond 21,10 € exonéré |
| Repas seul en déplacement (panier) | 5,5% | Non récupérable | Plafond 10,30 € exonéré |
| Hébergement / hôtel | 10% | Non récupérable | Sauf hébergement clients/personnel transitant |
| Carburant — diesel (VP) | 20% | 80% récupérable | Véhicules de tourisme |
| Carburant — essence (VP) | 20% | 80% récupérable | Alignement depuis 2022 |
| Carburant — utilitaires (VU) | 20% | 100% récupérable | Gazole, GPL, essence |
| Train, avion, transports publics | 10% / 0% | Non récupérable | Transports voyageurs hors exceptions |
| Taxi, VTC | 10% | Non récupérable | Transport de personnes |
| Cadeaux clients | 20% | 100% récupérable | Si valeur unitaire < 73 € TTC |
| Frais de péage / parking | 20% | 100% récupérable | Facture nominative entreprise |
Plafond repas restaurant
Indemnité forfaitaire de repas exonérée de cotisations sociales en déplacement professionnel (URSSAF 2025).
Plafond panier-repas
Repas en dehors d’un restaurant, salarié contraint de prendre son repas hors de son lieu habituel.
Hébergement Paris (75/92/93/94)
Plafond nuit + petit-déjeuner exonéré par jour. Province : 55,10 €/jour.
- Facture nominative au nom de l’entreprise (obligatoire pour TVA > 25 € HT)
- Identité des convives pour repas d’affaires
- Objet professionnel de la dépense
- Date, lieu, montant TTC + TVA détaillée
- Conservation 6 ans (10 ans recommandé)
- Délai usuel de remboursement : 30 jours
2Barème kilométrique URSSAF
| Puissance fiscale | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 € | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 € | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 € | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 € | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 € | d × 0,470 |
Bonus véhicule électrique
Majoration appliquée sur le barème ci-dessus pour les véhicules 100% électriques (depuis 2022).
Vélo & vélo électrique
Indemnité forfaitaire kilométrique vélo (IKV) — trajets domicile-travail.
Moto / scooter (> 125 cm³)
Jusqu’à 3 000 km. Barème dégressif au-delà.
- Véhicule personnel (immatriculé au nom du salarié)
- Usage strictement professionnel hors trajet domicile-travail
- Justification du kilométrage parcouru
- Couvre carburant, entretien, assurance, dépréciation
- Couvre péages et parking (sauf remboursement séparé)
- Plafond 7 CV pour exonération (au-delà = avantage en nature)
3Per diem et frais de mission
| Destination | Repas | Hébergement / nuit | Forfait journalier (24h) |
|---|---|---|---|
| Paris (75) + petite couronne (92/93/94) | 17,50 € | 110,00 € | 145,00 € |
| Villes > 200 000 habitants | 17,50 € | 90,00 € | 125,00 € |
| Autres villes (province) | 17,50 € | 70,00 € | 105,00 € |
| DOM-TOM | 21,00 € | 120,00 € | 162,00 € |
| Étranger — Allemagne (Berlin) | 25,00 € | 95,00 € | 145,00 € |
| Étranger — Royaume-Uni (Londres) | 30,00 € | 170,00 € | 230,00 € |
| Étranger — USA (New York) | 42,00 € | 280,00 € | 364,00 € |
| Étranger — Suisse (Genève / Zurich) | 35,00 € | 175,00 € | 245,00 € |
Condition de durée
Repas : déplacement > 5h sur l’heure de repas. Forfait journalier : déplacement > 24h avec nuitée.
Condition de distance
Distance du lieu de travail habituel pour ouvrir droit aux indemnités de grand déplacement.
Réduction longue mission
À partir du 4e mois de mission : -15%. À partir du 25e mois : -30%.
- Choix entre forfait (per diem) et frais réels avec justificatifs
- Forfait exonéré de cotisations sociales dans les limites URSSAF
- Mission ≥ 3 mois consécutifs : choix du salarié (forfait ou réel)
- Étranger : barème actualisé par arrêté ministériel annuel (~200 pays)
- Frais accessoires (taxi, parking) remboursés sur justificatif
- DOM-TOM : majoration de 20 % sur le barème métropole
4Récupération de TVA étrangère
| Zone | Dispositif | Délai de dépôt | Modalité |
|---|---|---|---|
| Union européenne (27) | 8e Directive (2008/9/CE) | 30 sept. N+1 | Portail impots.gouv.fr |
| Royaume-Uni | 13e Directive (réciprocité) | 31 déc. N+1 | HMRC VAT65A — papier |
| Suisse | 13e Directive (réciprocité) | 30 juin N+1 | AFC — Form 1222 |
| Norvège | Accord bilatéral | 30 juin N+1 | Skatteetaten — RF-1032 |
| USA | Pas de récupération | — | Sales tax non récupérable |
| Canada (TPS/TVQ) | Accord limité | Variable | Procédure provinciale |
Seuil minimum trimestriel
Montant minimum de TVA récupérable pour une demande trimestrielle UE (8e Directive).
Seuil minimum annuel
Montant minimum de TVA récupérable pour une demande annuelle UE (avant 30/09 N+1).
ROI typique
Pourcentage du total des NDF récupéré via TVA étrangère pour une entreprise multi-pays.
- Factures originales (numériques acceptées depuis 2021)
- Numéro de TVA intracommunautaire FR de l’entreprise
- Date, montant HT / TVA / TTC, nature de la dépense
- Identification du fournisseur étranger (TVA, RCS local)
- Justificatif de l’usage professionnel
- Mandat pour cabinet ou outil de récupération (si délégué)
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