Visualisez qui est où, réservez en un clic, optimisez vos espaces. Plus de bureaux vides. Plus d’équipes éparpillées.
Plans interactifs, réservation par étage, par zone et par poste, quotas de télétravail, parking et restaurant : tout votre patrimoine immobilier en temps réel, du siège mondial au télétravail à domicile. Vos collaborateurs choisissent leur place, vos managers voient leur équipe, votre direction pilote l’occupation.
Vos bureaux flexibles tournent au chaos.
Personne ne sait qui vient demain, le télétravail s’invente au jour le jour, le parking se distribue en doodle Slack, et chaque manager construit son propre Excel pour piloter son équipe.
Aucune visibilité de qui est où
Le manager ne sait pas si son équipe sera au bureau jeudi. La direction ne sait pas si un plateau de 40 places en accueille 8 ou 38. Décisions immobilières prises à l’aveugle.
Quotas télétravail anarchiques
« Maximum 2 jours par semaine » dit la charte. Mais personne ne compte. Les abus s’installent, les mauvaises décisions de planning aussi, et la confiance s’érode.
Parking et resto en doodle
Place de parking attribuée par mail. Réservation cantine sur un Google Form. Quand on grandit à 100, le système craque. Quand on est multi-sites, c’est ingérable.
Une plateforme. Tous vos espaces. Visibilité temps réel.
Le module Flex Office Illizeo cartographie l’ensemble de votre patrimoine — bureaux, télétravail, coworking, centres de formation — avec plans interactifs, réservation par poste, quotas paramétrables et tableau de bord temps réel pour chaque rôle (collaborateur, manager, direction, facilities).
- Multi-sites multi-pays : siège, bureaux locaux, télétravail, Regus, Spaces, centres de formation
- Plans d’étage interactifs avec zones (Open Space, Direction, Salle conférence…)
- Salles de réunion avec capacité et équipements (écran, visio, paperboard) — réservation à la durée ou récurrente
- Matériel partagé (vidéoprojecteur, voiture de service, vélo électrique, casque VR…) bookable comme un poste
- Réservation par jour et par créneau (Journée, Matin, Après-midi)
- Quotas télétravail paramétrables par semaine, mois ou année avec workflow d’approbation au-delà
- Parking dédié (voiture, vélo, moto) avec attribution ou réservation libre
- Restaurant et cantine avec services horaires, places et mode (libre ou réservation obligatoire)
- Vue manager : qui est où dans mon équipe, sur la semaine ou le mois
- Détection de surbooking avec alerte avant validation
- Notifications email et Slack/Teams à chaque réservation, modification ou annulation
3 piliers. 1 plateforme unique.
Tout le quotidien physique de vos collaborateurs est centralisé : où ils travaillent, comment ils s’y rendent, où ils déjeunent.
Bureaux & étages
Modélisez chaque site avec ses étages, zones et capacités. Importez le plan de l’étage, dessinez les zones, fixez la capacité par zone et par poste.
- Multi-sites, multi-pays
- Plans d’étage importés
- Zones & capacités
- Couleurs & visuels par site
Salles, matériels & quotas
Vos collaborateurs réservent en 2 clics un poste, une salle de réunion (capacité, équipements) ou un matériel partagé (vidéoprojecteur, voiture, vélo). Quotas TT par semaine, mois ou année. Au-delà : workflow d’approbation.
- Postes, salles & matériels
- Réservation récurrente
- Quota TT semaine/mois/an
- Surbooking contrôlé
Parking & restaurant
Gérez le parking (voiture, vélo, moto) avec attribution fixe ou libre. Configurez votre restaurant ou cantine avec services, horaires, places et alertes de capacité.
- Parking par type
- Restaurant multi-services
- Mode libre ou obligatoire
- Alertes capacité auto
Boostée par Claude : 8 fonctionnalités IA pour piloter vos espaces.
L’IA Illizeo détecte les anomalies d’occupation, propose les réservations les plus pertinentes, alerte avant le surbooking et résume vos KPIs immobiliers en un coup d’œil.
Suggestion de réservation
L’IA propose la place, salle ou matériel idéal selon vos préférences habituelles (étage, zone, capacité, équipement). Plus besoin de chercher, vous validez en 1 clic.
Alerte surbooking
Plus de places disponibles sur le plateau ? L’IA bloque la réservation OU propose un workflow d’approbation manager si la politique l’autorise.
Détection sous-occupation
Plateau à 8/40 le mardi récurrent ? L’IA flag la sous-occupation chronique et propose de réorganiser ou de sous-louer le tiers de l’espace.
Suivi quota télétravail
L’IA décompte automatiquement les jours de TT par employé, par semaine, mois ou année. Bloque ou alerte au-delà du quota défini, sans avoir à compter à la main.
Vue équipe smart
Le manager voit en un coup d’œil qui est où cette semaine. L’IA met en avant les jours où l’équipe est dispersée et propose un jour de regroupement optimal.
Optimisation parking & resto
L’IA détecte les pics (parking saturé le mardi, resto vide le vendredi) et propose des plages horaires alternatives ou des règles d’attribution dynamiques.
Tableau de bord immobilier
Taux d’occupation par site, m² mobilisés, coût par poste, jours de TT par équipe : tous les KPIs immobiliers en temps réel pour la direction et les facilities.
Rapport hebdo automatique
Chaque lundi, l’IA envoie aux facilities un rapport résumant : occupation moyenne, sites en sous-utilisation, alertes parking et resto, demandes de TT au-delà du quota.
3 étapes. 5 minutes par jour. Plus jamais d’organisation au doodle.
Le collaborateur réserve
Depuis l’app web ou mobile, il choisit son site, son étage, son poste — ou décoche pour télétravail. Quota visible en direct, pas d’ambiguïté possible.
10 secondesLe manager voit son équipe
Vue hebdo de toute l’équipe : qui est au bureau, qui est en TT, qui est en déplacement. Repère immédiatement les jours où regrouper l’équipe.
1 minuteLa direction pilote
Tableau de bord global : taux d’occupation par site, surcoûts, sous-utilisation chronique. Décisions immobilières basées sur des chiffres réels, pas des suppositions.
5 minutes/semSécurité, conformité & flexibilité, by design.
RGPD & respect de la vie privée
Les données de présence sont visibles uniquement par les rôles autorisés (manager, RH, facilities). Le collaborateur contrôle la visibilité de ses commentaires (privé/public).
Permissions granulaires
Lecture seule sur son équipe pour le manager direct, écriture pour facilities, vue agrégée pour la direction, lecture totale pour RH. Chaque module dispose de ses droits read/write.
Multi-pays & multi-langues
Sites en Europe, Amérique, Afrique, Asie ou Océan Indien : chaque site garde sa devise, sa langue et son fuseau horaire. Notifications adaptées (français, anglais, allemand…).
Hébergement européen
Données hébergées dans des data centers européens certifiés ISO 27001. Aucun transfert hors UE. Chiffrement at-rest et in-transit. Conforme RGPD.
Jusqu’à 30 % de m² économisés.
Pour une entreprise de 100 collaborateurs sur 2 sites, le module identifie en moyenne 25 % de capacité dormante et permet de renégocier les baux ou sous-louer l’espace excédentaire.
Inclus dans Illizeo Core.
Le module Flex Office fait partie du socle Illizeo. Aucun supplément, aucun add-on : disponible dès l’activation de votre espace.
- Sites & étages illimités
- Plans d’étage interactifs (import image)
- Zones & capacités personnalisées
- Salles de réunion (capacité & équipements)
- Matériel partagé (vidéoprojecteur, véhicule…)
- Réservation par jour ou créneau
- Quotas télétravail (semaine/mois/an)
- Workflow d’approbation au-delà du quota
- Parking par type (voiture, vélo…)
- Restaurant & cantine multi-services
- Vue manager équipe hebdo/mensuelle
- Tableau de bord direction temps réel
- Notifications email + Slack/Teams
- Permissions granulaires par rôle
Questions fréquentes
Comment fonctionnent les plans d’étage interactifs ?
Vous importez l’image du plan de chaque étage (PNG, JPG ou PDF). Vous dessinez les zones (Open Space, Direction, Salle conférence…) directement sur le plan, vous définissez la capacité de chaque zone. Les collaborateurs réservent ensuite leur poste en cliquant sur la zone qui leur convient.
Le module gère-t-il la réservation de salles de réunion et de matériel ?
Oui. Les salles de réunion sont configurables avec capacité, équipements (écran, visio, paperboard, tableau blanc) et créneaux horaires. Le matériel partagé (vidéoprojecteur portable, voiture de service, vélo électrique, casque VR…) se réserve de la même façon — à la journée ou par créneau, ponctuel ou récurrent. Les conflits sont détectés automatiquement avant validation.
Comment configurer les quotas de télétravail ?
Vous définissez un quota par semaine, par mois ou par année (par exemple 2 jours/semaine ou 8 jours/mois). Chaque réservation TT décompte le quota automatiquement. Au-delà : la réservation passe en workflow d’approbation manager, ou peut être bloquée selon votre politique. Tout est paramétrable par société, par département ou par employé.
Le surbooking est-il géré ?
Oui. Vous choisissez la politique : surbooking interdit (refus automatique au-delà de la capacité) ou surbooking contrôlé (alerte + approbation manager). Le système détecte les pics et peut proposer un site alternatif.
Quels types d’espaces puis-je modéliser ?
3 catégories : Bureau (siège, locaux), Travail à distance (Home Office, Regus, Spaces, espaces partenaires) et Autre (centres de formation, sites séminaires, espaces team building). Chaque type a ses paramètres propres.
Le module gère-t-il le parking ?
Oui. Vous configurez le parking par type (voiture, vélo, moto, électrique). Les places peuvent être attribuées (fixe par employé) ou libres (réservation à la journée). Alertes automatiques quand la capacité atteint un seuil (ex. 90 %).
Comment fonctionne la réservation restaurant/cantine ?
Configurez votre restaurant avec ses services horaires (déjeuner 12h-14h, petit-déjeuner 8h-10h…), le nombre de couverts par service, et le mode : libre (premier arrivé, premier servi) ou obligatoire (réservation préalable requise). Idéal pour anticiper les commandes auprès du prestataire.
Comment se passent les notifications ?
Email systématique à chaque réservation, modification ou annulation. Intégration Slack et Microsoft Teams native pour notifier directement dans le canal de l’équipe (« Marie sera au bureau demain, place A12 »). Vous configurez le canal par défaut globalement ou par utilisateur.
Reprenez le contrôle de vos espaces de travail.
Activez le module Flex Office en 1 clic depuis votre espace Illizeo. Déjà inclus dans votre socle, prêt à l’emploi. 14 jours d’essai gratuit pour la suite Illizeo.
Contacter Illizeo