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Documents · Accès RH

Signature en masse et documents de toute votre population

Deux outils pour les RH : envoyer un même document à signer à toute une population en une campagne, et retrouver, filtrer et télécharger les documents de tous les salariés de son périmètre.

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app.illizeo.meIllizeoTous les documentsCampagnesCampagne de signatureLMAvenant télétravail 2027 · 128 destinataires · validée le 28.10Signées94En cours27Refusées3Échecs d’envoi4DestinatairesLéa MartinSignéeHugo RochatEn cours · relancéeInès BenaliSignéeMarc FavrePas d’adresse e-mailRelancerAjouter les nouveaux entrantsTélécharger les signés
Suivi d’une campagne de signature (données fictives).

Une campagne de signature en cinq étapes

On recule librement ; on n’avance que si les étapes précédentes sont complètes.

  1. 1

    Document

    RH

    Un modèle rempli pour chacun depuis son dossier, un Word à placeholders ${…}, ou un même PDF pour tous.

  2. 2

    Population

    RH

    Des employés désignés ou un groupe par critères. Les variables manquantes se saisissent une fois pour tous ou par CSV.

  3. 3

    Signataires

    RH

    Chaque destinataire signe son document ; des signataires fixes s’ajoutent, dans l’ordre voulu.

  4. 4

    Configuration

    RH

    Le fournisseur de signature, ou une simple validation interne ; la langue de chacun ou une langue imposée.

  5. 5

    Lancement

    Valideur

    Une seule validation pour toute la campagne : validée, tout part ; refusée, rien ne part.

Une campagne se suit comme un tableau de bord

Compteurs, destinataires et gestes de la campagne, au même endroit.

  • Compteurs : signées, en cours, refusées, expirées, annulées, échecs d’envoi.
  • Relancer les demandes en cours et expirées ; annuler celles en cours avec un motif commun, les signées restent.
  • Nouveaux entrants : la population est figée au lancement, puis complétée depuis le suivi.
  • Rangement : chaque document signé est rangé au dossier de l’employé, dans la catégorie choisie.
  • Quota : la validation interne n’entre pas dans le quota de signatures.

Tous les documents de votre population

La vue « Tous les documents » réunit les documents de tous les salariés de votre périmètre.

  • Rechercher et filtrer par catégorie, par entité, par employé.
  • Télécharger en ZIP toute une sélection.
  • Traçabilité : l’historique des modifications de chaque document, qui l’a déposé, et qui l’a consulté ou téléchargé, quand et depuis quelle adresse IP.
  • Conservation : les avis de fin de durée de conservation des documents.
app.illizeo.meIllizeoTous les documentsCampagnesTous les documentsLMCatégorie : ContratsEntité : LyonZIP (36)EmployéDocumentDéposé leLéa MartinContrat de travail.pdf12.01.2026Hugo RochatAvenant télétravail 2027.pdf28.10.2026Inès BenaliContrat de travail.pdf03.03.2025Noah PerretAvenant de mobilité.pdf15.06.2026Sara CostaContrat de travail.pdf02.09.2024Traçabilité : qui a déposé, consulté ou téléchargé chaque pièce, quand et d’où.
Vue « Tous les documents » (données fictives).

Qui fait quoi

RH

Envoyer et retrouver

  • Créent et lancent les campagnes
  • Relancent, annulent, ajoutent les entrants
  • Consultent les documents de leur population

Valideur

Décider

  • ValidationValide ou refuse la campagne, avec motif
  • Arrive par la notification

Collaborateur

Signer

  • Reçoit la demande dans sa langue
  • Retrouve le document signé à son dossier

Administrateur

Superviser

  • Voit toutes les campagnes
  • Configure le circuit et les fournisseurs

Relié au reste d’Illizeo

Ce qu’il reçoit

Dossier collaborateurLes variables des modèles, remplies depuis le dossier de chacun.
WorkflowsLe circuit « Campagnes de signature » qui la valide.
Accès RHModule Illizeo

Ce qu’il alimente

Dossier de chaque employéLe document signé, dans sa catégorie.
Fournisseur de signatureLes demandes, une par employé.

Inclus dans la gestion documentaire d’Illizeo. Voir la gestion documentaire

Un document à faire signer à 300 salariés ? Une campagne suffit.

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