Ce guide explique comment créer et gérer les rôles dans Illizeo et comment attribuer des rôles à un employé. Les rôles déterminent les droits d’accès à la plateforme (lecture, proposition de modifications, modification), les rappels automatiques, les droits sur les calendriers et le niveau de sécurité.
1. Accéder à la gestion des rôles #
- Connectez‑vous à Illizeo en tant qu’administrateur.
- Dans le menu latéral gauche, sélectionnez Paramètres (icône de roue) > Gérer les employés > Rôles des employés.
- Le système affiche la page « Tous les rôles », qui se compose de deux zones :
- Liste des rôles (colonne de gauche) : chaque rôle existant apparaît avec un compteur indiquant le nombre de membres (ex. Comptabilité, Administrateur, Manager). Un champ « Nouveau rôle… » permet de créer un rôle.
- Détails du rôle sélectionné (zone principale) : plusieurs onglets vous permettent de définir les membres, droits d’accès, rappels, calendriers et options de sécurité pour le rôle sélectionné.
2. Gérer les membres d’un rôle #
2.1 Sélectionner un rôle #
Cliquez sur un rôle dans la liste. Le panneau central affiche alors les informations pour ce rôle.
2.2 Ajouter ou retirer des membres #
L’onglet Membres montre deux listes :
- Disponible : employés pouvant être ajoutés au rôle ; un champ Filtre permet de rechercher par nom.
- Attribué : employés déjà affectés à ce rôle.
Pour affecter un employé :
- Sélectionnez l’employé dans la liste Disponible ; il passe dans la colonne Attribué.
- Répétez pour chaque employé à ajouter.
- Cliquez sur Sauvegarder des modifications pour valider.
Pour retirer un employé d’un rôle, sélectionnez‑le dans la colonne Attribué ; il repasse dans Disponible, puis sauvegardez.
2.3 Créer, dupliquer ou supprimer un rôle #
- Créer : dans le champ « Nouveau rôle… », saisissez le nom du rôle et cliquez sur le bouton +. Le rôle apparaît dans la liste. Vous pourrez ensuite définir ses droits.
- Dupliquer : cliquez sur l’icône de duplication (fichier) dans le panneau du rôle pour créer un rôle identique que vous renommerez.
- Supprimer : cliquez sur l’icône de corbeille pour supprimer le rôle. Cette action n’est possible que si aucun employé n’est encore affecté au rôle.
3. Définir les droits d’accès d’un rôle #
3.1 Accès par module #
Dans l’onglet Droits d’accès, Illizeo liste les principales sections de la plateforme (paramétrage du compte, People Analytics, historique des employés, exportations de données, API, informations personnelles, etc.). Pour chaque section, trois niveaux de droits peuvent être attribués :
| Niveau de droit | Description |
|---|---|
| Voir | Le salarié voit l’information mais ne peut pas la modifier. |
| Proposer | Le salarié peut suggérer une modification (soumise à validation). |
| Modifier | Le salarié peut modifier directement l’information. |
Sélectionnez pour chaque module le niveau de droit souhaité. Un bouton Save changes (en bas de page) permet de sauvegarder.
3.2 Rôle administrateur #
En haut de l’onglet figure un interrupteur Rôle Administrateur. Activer ce bouton donne un accès administrateur complet aux membres du rôle (gestion globale de tous les paramètres).
3.3 Niveaux d’accès supplémentaires #
Certaines rubriques possèdent des points d’information. Passez la souris dessus pour lire une description des impacts.
4. Configurer les rappels automatiques #
Dans l’onglet Rappels, vous pouvez définir des notifications automatiques envoyées aux employés ou à leur manager. Chaque rappel se compose de :
- Population concernée (employés du rôle, managers, etc.).
- Événement (fin de période d’essai, dernier changement de salaire, expiration d’un certificat…).
- Destinataires (par exemple : à tous les employés ou à leur manager).
- Date d’envoi (le jour même, X jours/semaines avant ou après l’événement, etc.).
Illizeo affiche les rappels existants sous forme de phrases paramétrables (avec un symbole ❌ pour supprimer un rappel). Pour ajouter un rappel :
- Cliquez sur Ajouter un rappel.
- Sélectionnez l’événement déclencheur (fin de période d’essai, dernier changement de salaire, certificat expiré, etc.).
- Choisissez les destinataires et la date d’envoi relative à l’événement.
- Enregistrez.
Les rappels créés s’appliqueront automatiquement à tous les employés ayant ce rôle, sous réserve que vous disposiez des droits d’accès aux attributs concernés.
5. Définir les droits sur les calendriers #
L’onglet Calendriers permet de choisir à quels calendriers partagés les membres du rôle peuvent accéder. Par défaut, chaque employé a accès à son propre calendrier (rappels et réunions). Les menus déroulants vous permettent de définir l’accès :
- iCal Subscription : précisez qui peut s’abonner à différents calendriers (Mon calendrier, Anniversaires, Dates de début/fin, Jours fériés) : options Soi‑même, Mon équipe, Global ou Aucun.
- Calendrier des absences : déterminez si les employés du rôle voient les absences des collègues, de leur équipe ou aucune absence.
- Types d’absence : pour chaque type (congés payés, maladie, congé parental, maternité, télétravail, etc.), définissez la visibilité : Mon équipe, Global, Aucun.
Après avoir défini ces droits, cliquez sur Sauvegarder les modifications pour valider.
Remarque : #
Les droits d’accès au calendrier s’appliquent seulement au calendrier global ; ils n’affectent pas l’onglet « Absences » de la fiche de chaque employé. Ces règles peuvent remplacer le droit général « Afficher » défini dans les droits d’accès.
6. Gérer la sécurité du rôle #
L’onglet Sécurité concerne l’authentification à deux facteurs (2FA) :
- Activer la 2FA : cochez la case pour exiger qu’un second facteur d’authentification soit saisi par les employés du rôle lors de la connexion. Ils devront alors utiliser une application telle que Google Authenticator pour générer un code après leur identifiant/mot de passe.
- Sauvegarder : enregistrez pour appliquer cette exigence. Cette étape n’est pas obligatoire pour les connexions via Google ou LinkedIn.
7. Attribuer un rôle à un employé (Page « Roles » d’un employé) #
Pour gérer les rôles d’un salarié :
- Ouvrez la fiche de l’employé puis allez dans l’onglet Roles.
- La section Rôles de l’employé montre deux colonnes :
- Disponible : la liste des rôles auxquels le salarié peut prétendre.
- Attribué : les rôles dont il bénéficie déjà.
- Pour ajouter un rôle, sélectionnez‑le dans la liste Disponible ; il apparaît alors dans la colonne Attribué. Pour retirer un rôle, sélectionnez‑le dans Attribué.
- Les modifications sont automatiquement enregistrées, et les droits liés au rôle s’appliquent immédiatement.
Si vous souhaitez ajuster les permissions d’un rôle, cliquez sur le lien Ouvrir la configuration du compte, qui vous ramènera aux pages de gestion des rôles décrites ci‑dessus.
