1. Pourquoi créer un calendrier personnalisé ? #
Les jours fériés varient selon les pays, les régions et même les conventions collectives. En France, 11 fêtes légales sont reconnues (Jour de l’An, Lundi de Pâques, Fête du Travail, Victoire 1945, Ascension, Lundi de Pentecôte, Fête nationale, Assomption, Toussaint, Armistice 1918 et Noël) et certaines régions, comme l’Alsace‑Moselle, bénéficient de jours supplémentaires. Avec Illizeo, vous pouvez importer un calendrier existant ou en créer un sur mesure pour couvrir des jours fériés locaux, religieux ou propres à votre entreprise.
2. Accéder à la gestion des jours fériés #
- Connectez‑vous à Illizeo avec un rôle disposant des droits d’administration.
- Depuis Paramètres, sélectionnez l’onglet Public holidays (Jours fériés).
- La colonne de gauche affiche deux listes :
- System holiday calendars : calendriers officiels par pays (non modifiables).
- Custom holiday calendars : vos calendriers personnalisés.
3. Créer un nouveau calendrier #
- Dans le champ New custom calendar…, tapez le nom de votre calendrier (ex. « France – Genève » ou « Calendrier Entreprise »).
- Cliquez sur le bouton + pour l’ajouter. Le nouveau calendrier apparaît alors dans la section des calendriers personnalisés, et un message de confirmation s’affiche.
4. Copier ou supprimer un calendrier #
- Dupliquer : sélectionnez un calendrier existant (système ou personnalisé) et cliquez sur l’icône en forme de document. Cela crée une copie avec toutes les fêtes existantes, que vous pouvez renommer et modifier.
- Supprimer : cliquez sur l’icône corbeille. Une confirmation s’affichera avant la suppression. Les calendriers système ne peuvent pas être supprimés.
5. Ajouter des jours fériés à un calendrier #
- Sélectionnez votre calendrier personnalisé dans la liste.
- Sur la gauche, cliquez sur Add holiday.
- Dans la fenêtre modale, choisissez le type de jour férié :
- Existing holiday : importez un jour férié d’un calendrier système (utile pour intégrer rapidement les fêtes légales d’un pays).
- Fixed date : date fixe qui se répète chaque année (par ex. 1er mai pour la Fête du Travail).
- Once on a fixed date : jour unique pour l’année en cours (ex. jour de fermeture exceptionnel).
- Weekday in month : jour férié mobile défini comme le nᵉ certain jour d’un mois (ex. deuxième lundi d’octobre).
- Easter offset : jour férié relatif à Pâques (par ex. l’Ascension, célébrée 40 jours après Pâques, ou le Lundi de Pentecôte 50 jours après).
- Renseignez le nom du jour férié.
- Choisissez la date via l’icône calendrier (pour les dates fixes ou uniques) ou la règle de calcul (pour les dates mobiles).
- Cochez l’option Half day? si seule une demi‑journée est chômée.
- Cliquez sur Add pour enregistrer. Le jour férié apparaît maintenant dans la liste pour l’année sélectionnée.
6. Gérer et visualiser les jours fériés #
- Les onglets d’année (2020 à 2028) permettent de parcourir les fêtes année par année.
- Chaque jour férié comporte des icônes pour modifier ou supprimer la ligne correspondante.
- En cas d’évolution du calendrier (nouvelle fête religieuse, journée de fermeture), vous pouvez ajouter une nouvelle entrée ou modifier les dates existantes.
7. Assignation et utilisation du calendrier #
- Une fois votre calendrier créé, attribuez‑le aux employés concernés par défaut pour une entreprise ou un bureau. Ainsi, ces jours seront automatiquement considérés comme non travaillés dans les calculs de temps de travail, d’heures supplémentaires et d’absences.
- Pour les équipes basées dans plusieurs régions (par exemple, siège en Suisse romande et antenne en Alsace), créez plusieurs calendriers et assignez‑les selon le bureau.
8. Effet sur le calcul des présences et des congés #
Quand vous ajoutez, supprimez ou modifiez un jour férié dans un calendrier déjà attribué à des collaborateurs, Illizeo recalcule automatiquement :
- Le solde des heures travaillées des trois derniers mois (présences et éventuelles heures supplémentaires).
- Les soldes globaux de congés.
Ce recalcul peut entraîner des ajustements pour les employés concernés. Le tableau ci‑dessous synthétise les conséquences possibles en fonction de la situation et de l’action effectuée :
| Situation de l’employé | Ajouter un jour férié | Supprimer un jour férié |
|---|---|---|
| L’employé a travaillé pendant ce jour (pertinent si votre entreprise suit les heures supplémentaires) | Les heures suivies ce jour‑là sont reclassées en heures supplémentaires et éventuellement un compteur de majoration d’heures de férié se calcul. | Les heures suivies ne sont plus considérées comme des heures supplémentaires (elles redeviennent des heures normales). |
| L’employé avait une absence validée | Le système rajoute la journée au solde de congés de l’employé, puisqu’il s’agit désormais d’un jour non travaillé. | La journée est soustraite du solde de congés de l’employé, car elle redevient un jour ouvrable. |
En résumé, toute modification d’un calendrier des jours fériés déjà utilisé doit être réalisée avec précaution, car elle a un impact rétroactif sur les présences et les congés enregistrés par vos employés. Il est recommandé d’informer les managers et les équipes des éventuels ajustements afin d’éviter toute surprise sur les soldes d’heures et de congés.
9. Bonnes pratiques #
- Vérifiez chaque année les dates des fêtes mobiles (Pâques, Ascension, Pentecôte) et mettez à jour vos calendriers.
- Intégrez les spécificités régionales : Par exemple pour la France : l’Alsace et la Moselle célèbrent, en plus des 11 fêtes nationales, le Vendredi Saint et la Saint‑Étienne.
- N’hésitez pas à ajouter des jours fermés propres à l’entreprise (journée de solidarité, fermeture exceptionnelle) en utilisant le type « Once on a fixed date ».
En utilisant les calendriers de jours fériés personnalisés d’Illizeo, vous garantissez que le calcul des présences, des absences et des heures supplémentaires respecte les particularités légales et régionales, tout en simplifiant la gestion des équipes à l’international.
