Objectif #
Configurer les profils d’horaires de travail (hebdomadaires), les affecter aux collaborateurs, et gérer la saisie de présence (avec ou sans pointage), les pauses, les heures supplémentaires et les jours fériés.
Prérequis (rôles & droits) #
- Accès Paramètres > Gestion du temps (administrateur RH ou responsable temps).
- Optionnel : droit d’approbation si vous validez les présences/heures sup.
Vocabulaire Illizeo #
- Profil d’horaires de travail : modèle hebdomadaire (ex. 5j × 7h48 = 39h/semaine).
- Présence : calendrier mensuel/hebdo de l’employé (saisie manuelle ou pointage).
- Heures supplémentaires : suivi du solde approuvé ce mois-ci / solde total.
- Jours fériés : référentiel des jours chômés payés, par pays/site.
1) Créer ou ajuster un profil d’horaires de travail #
Chemin : Paramètres → Gestion du temps → Profils des horaires de travail
- Créer un profil
- Cliquez sur + (bloc Horaires de travail, colonne de gauche).
- Nommez le profil (ex. Standard 39h – Lun à Ven).
- (Option) Activez Default profile pour l’assigner automatiquement aux nouvelles entrées sans profil explicite.
- (Option) Activez Clock in/out on the header si vous voulez un pointage entrée/sortie au lieu d’une saisie manuelle des plages.
- Gérer plusieurs variantes
- Créez des profils par temps partiel (ex. 80% – 4j), équipes (2×8, 3×8), sites, ou conventions (35h/39h).
- Utilisez l’icône crayon pour renommer/mettre à jour ; l’icône poubelle pour supprimer un profil non utilisé.
Bonnes pratiques
- Conservez un profil par cas d’usage (évite les exceptions manuelles).
- Activez Clock in/out uniquement si vous déployez le pointage à grande échelle.
2) Affecter un profil d’horaires à des employés #
Chemins possibles :
- Paramètres → Profils des horaires de travail : bouton Personnes affectées du profil, puis sélection en masse.
Conseil : définissez un profil par défaut pour éviter les oublis à l’embauche.
3) Gérer la présence au quotidien (saisie ou pointage) #
Chemin : Employés → [Employé] → Présence
Vue calendrier #
- Naviguez par mois/semaines, bouton Aujourd’hui pour revenir à la date du jour.
- Cliquez sur un jour :
- Saisie manuelle : ajoutez une ou plusieurs plages (ex. 09:00–12:00, 13:00–17:00) et la pause (si non déduite).
- Pointage activé : utilisez les boutons Arrivée / Départ (horodatage).
Actions rapides #
- + dans la case du jour pour créer une entrée.
- Édition d’une plage existante pour corriger un horaire.
- Copier/coller (si activé par votre admin) pour répliquer la même journée sur une période.
Pauses #
- Selon votre configuration :
- Pause automatique si un intervalle existe entre deux plages (ex. 12:00–13:00).
- Pause explicite : champ Pause (facultatif) dans la modale d’ajout.
Export & approbations #
- Bouton Exporter (en bas de la page) pour extraire les présences du mois.
- Bouton Aller aux approbations pour accéder à la file d’attente et valider/refuser les entrées.
4) Suivre et encadrer les heures supplémentaires #
Chemin : Employés → [Employé] → Présence → bloc Heures Excédentaires
- Traqué(e)(s) : somme des heures sup calculées selon vos règles (dépassement de l’horaire contractuel).
- Solde total : cumul sur la période (mois + historique).
- Modifier le solde (si autorisé) : ajuster le compteur en cas de régularisation.
Bonnes pratiques
- Validez mensuellement les heures sup pour verrouiller la paie.
- Documentez les règles (seuil quotidien/hebdo, majorations, plafonds).
5) Configurer les jours fériés #
Chemin : Paramètres → Gestion du temps → Jours fériés
- Sélectionnez le calendrier applicable (pays, canton, site).
- Ajoutez/éditez les jours fériés locaux.
- Associez le calendrier aux employés (via leur site/contrat) pour que les jours fériés :
- s’affichent dans Présence,
- soient comptés dans les heures prévues (et non déduits comme absence).
6) Onglet « Présence » (Paramétrage global) #
Chemin : Paramètres → Gestion du temps → Présence
- Activez/désactivez des règles globales (ex. arrondi des pointages, seuils d’alerte, tolérances).
- Définissez la politique de pause (automatique, obligatoire après X heures).
- Choisissez la méthode de saisie par défaut (pointage ou saisie manuelle) si non gérée par un profil.
7) Conseils de déploiement #
- Pilote : commencez avec une équipe restreinte pour roder profils, règles et approbations.
- Communication : envoyez une notice simple (où cliquer, comment pointer/saisir, règles de pause).
- Contrôles : suivez les écarts (jours fériés non pris en compte, absences vs présence, dépassements récurrents).
8) Dépannage (FAQ) #
Q1. Les heures fériées n’apparaissent pas dans le calendrier.
Vérifiez le calendrier des jours fériés associé au site/employé et sa portée (région correcte).
Q2. Le solde d’heures sup est à 0 alors que du dépassement existe.
Contrôlez la règle de calcul (déclenchement quotidien/hebdo), l’approbation du mois et le profil d’horaires assigné.
Q3. La pause n’est pas déduite.
- En saisie manuelle, ajoutez l’intervalle (ex. 12:00–13:00) ou la pause explicite.
- En pointage, vérifiez la politique de pause dans Paramètres → Présence.
Q4. Impossibilité d’éditer un jour passé.
Selon votre politique, un verrou de clôture peut être actif (paie). Demandez l’ouverture au gestionnaire paie.
Q5. Je veux changer l’horaire d’un groupe d’employés.
Utilisez l’assignation en masse depuis le profil d’horaires (People assigned) ou une action groupée si disponible.
9) Contrôles clés à réaliser chaque fin de mois #
- Vérifier Présence complétée à 100% pour les populations payées au temps.
- Approuver les heures supplémentaires (ou les refuser avec commentaire).
- Exporter les présences si intégration paie ou archivage requis.
10) Check-list de mise en place (rapide) #
- [ ] Créer les profils d’horaires (standard, temps partiel, équipes).
- [ ] Paramétrer Présence (règles, pauses, arrondis).
- [ ] Renseigner les jours fériés (pays/site).
- [ ] Assigner les profils aux employés.
- [ ] Former les managers à l’approbation.
- [ ] Démarrer le pilotage puis déployer.
Notes de conformité #
- Respectez votre convention collective / politique interne (pauses obligatoires, majorations, plafonds).
- Conservez les exports/approbations comme pièces justificatives pour la paie et les audits.
