Payer votre équipe au Royaume-Uni

Le Royaume-Uni reste une destination clé pour les recrutements internationaux : main-d’œuvre hautement qualifiée et cadre réglementaire bien établi. Cependant, employer au UK implique de naviguer dans un système de paie complexe, avec des exigences strictes en matière de conformité.

Les employeurs doivent respecter des obligations continues de déclaration et de paiement des taxes salariales, sous peine de pénalités significatives en cas de non-conformité. Ce guide passe en revue les éléments essentiels que les entreprises étrangères doivent connaître avant de recruter au UK.

Mise en place de la paie au Royaume-Uni

Aucune obligation formelle d’établir une entité juridique locale pour recruter au UK. En revanche, les employeurs doivent s’enregistrer auprès du HMRC (Her Majesty’s Revenue and Customs) dans le cadre du système PAYE (Pay As You Earn). L’inscription doit être finalisée avant le premier paiement de salaire (jusqu’à deux mois à l’avance). Comptez jusqu’à 20 jours ouvrés pour recevoir votre numéro de référence employeur PAYE.

Une fois l’enregistrement validé, le HMRC délivre un numéro de référence et l’accès au portail PAYE Online pour les déclarations électroniques. Les employeurs sont tenus d’informer le HMRC de chaque nouvelle embauche. En général, le nouvel employé fournit un formulaire P45 délivré par son précédent employeur, avec son code fiscal et l’historique de sa paie. Pour les premières embauches, le HMRC met à disposition une starter checklist.

Les employeurs qui recrutent des collaborateurs âgés de 22 à l’âge légal de la retraite, gagnant plus de £10 000 par an, doivent les inscrire automatiquement à un régime de retraite professionnel qualifié. Cette procédure implique de s’enregistrer auprès d’un fournisseur de retraite et d’enrôler chaque salarié éligible.

Aucune obligation de détenir un compte bancaire local pour la paie : les paiements peuvent être effectués depuis des comptes étrangers. Pour les transferts vers le HMRC depuis l’étranger, utilisez les coordonnées bancaires spécifiques aux paiements internationaux et veillez à régler en livres sterling pour éviter les frais de change.

Impôts & sécurité sociale au Royaume-Uni

Le système britannique de National Insurance est financé par les contributions à la fois de l’employeur et de l’employé. En complément, les employés doivent être affiliés à un fonds de retraite distinct. Le système fiscal est progressif avec un taux marginal supérieur de 45 %.

Considérations fiscales

Les résidents fiscaux UK sont imposés sur leurs revenus mondiaux, tandis que les non-résidents ne sont imposés que sur leurs revenus de source britannique.

Le système est progressif : taux de base 20 %, taux supérieur 40 %, taux additionnel 45 %. Une franchise personnelle standard de 12 570 £ par an s’applique (exercice 2025/2026). L’année fiscale court du 6 avril au 5 avril de l’année suivante.

* À noter : les salariés en Écosse sont soumis à des tranches et des taux différents.

Retenue à la source & déclarations

Les employeurs doivent retenir et reverser l’impôt sur le revenu de leurs salariés au HMRC via le système PAYE. Ce processus implique plusieurs déclarations récurrentes au cours de chaque mois fiscal.

À chaque jour de paie ou avant, les employeurs doivent soumettre la Full Payment Submission (FPS) au HMRC, qui détaille tous les paiements effectués aux salariés et les retenues correspondantes.

Pour réclamer des réductions sur les sommes dues au HMRC (par ex. remboursements pour congé maternité ou paternité), il faut soumettre un Employer Payment Summary (EPS), à transmettre avant le 19 du mois fiscal suivant.

Les employeurs doivent verser les sommes dues au HMRC avant le 22 du mois suivant la période de paie pour les paiements électroniques (le 19 pour les paiements non-électroniques). Tout retard ou défaut de déclaration entraîne des pénalités.

Cotisations sociales

Le système National Insurance du UK est financé par les cotisations de l’employeur et de l’employé. Les contributions de l’employé sont déduites directement de son salaire. Ces cotisations financent diverses prestations d’État, dont la State Pension et l’assurance chômage.

Depuis le 6 avril 2025, les taux NIC sont fixés à 15 % pour les employeurs et 8 % pour les salariés sur les revenus jusqu’à l’Upper Earnings Limit, plus 2 % au-delà de ce seuil.

Les employeurs sont également soumis à la NIC Class 1A sur les avantages en nature et les remboursements de frais (taux 15 % pour 2025/2026). Les paiements NIC sont effectués en même temps que les paiements PAYE pour l’impôt sur le revenu, soit avant le 22 du mois suivant.

Enfin, les employeurs doivent inscrire leurs salariés éligibles à un régime de retraite qualifié. La cotisation minimale employeur est de 3 % des earnings qualifiants ; l’employé contribue au minimum 5 %, soit un total de 8 % minimum.

Obligations d’emploi

Les salariés au Royaume-Uni bénéficient de plusieurs droits sociaux :

• Congés payés & jours fériés : 28 jours de congés annuels payés, jours fériés inclus (8 jours fériés)
• Congé maternité : jusqu’à 52 semaines (26 semaines de congé ordinaire + 26 semaines de congé additionnel)
• Congé paternité : jusqu’à 2 semaines payées (Statutory Paternity Pay)
• Congé parental partagé : jusqu’à 50 semaines partagées entre les deux parents (37 semaines payables)
• Congé maladie : jusqu’à 28 semaines ; à partir du 4ᵉ jour, l’employé reçoit le Statutory Sick Pay (SSP)

Rémunération

Au UK, le salaire minimum varie selon l’âge du salarié et son statut (apprenti ou non). Depuis le 1er avril 2025, les nouveaux taux du National Minimum Wage (NMW) et du National Living Wage (NLW) sont :

• Apprentis et moins de 18 ans : £7,55 /heure
• 18-20 ans : £10,00 /heure
• 21 ans et plus (NLW) : £12,21 /heure

Ces taux sont ajustés chaque année. Aucune obligation légale de payer des heures supplémentaires majorées, sauf à ce que la rémunération horaire moyenne (heures sup’ incluses) tombe sous le minimum applicable. Les majorations éventuelles sont définies dans les conventions collectives ou les contrats.

Il n’est pas usuel ni obligatoire de verser un 13ᵉ ou 14ᵉ mois.

Exigences de paie

Au UK, la fréquence de paie peut être hebdomadaire, bi-hebdomadaire, bi-mensuelle ou mensuelle — cette dernière étant la plus répandue d’après le CIPP (Chartered Institute of Payroll Professionals).

Le jour de paie le plus courant pour les fréquences hebdomadaires est le vendredi. Pour les paies mensuelles, c’est le dernier jour ouvré du mois. La méthode la plus utilisée est Bacs (Bankers’ Automated Clearing Services), avec un délai de traitement de 3 jours ouvrés. Aucun compte local requis.

Tout paiement doit être accompagné d’une fiche de paie, électronique ou papier, qui doit indiquer :

• Montant brut du salaire
• Toutes les déductions variables et fixes
• Montant net du salaire payable
• Nombre total d’heures travaillées (le cas échéant)
• Montant et méthode de paiement de chaque part (si fragmentation)

Les employeurs doivent également remettre un P60 (End of Year Certificate) avant le 31 mai suivant la fin de l’année fiscale. Les archives de paie doivent être conservées au minimum 3 ans à compter de la fin de l’année fiscale ; à défaut, l’employeur s’expose à des amendes pouvant atteindre 3 000 £.