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title: Organiser votre bibliothèque documentaire
description: "Le coffre-fort documentaire d'Illizeo regroupe contrats, fiches de paie, attestations et documents d'entreprise dans un emplacement chiffré, organisé et auditable. Bien structuré, il devient le point d'entrée unique pour les collaborateurs, les managers et les contrôleurs. - **Lecture**5 min -…"
url: "https://illizeo.com/centre-aide/organiser-votre-bibliotheque-documentaire/"
updated: "2026-05-07"
category: Services RH de base
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# Organiser votre bibliothèque documentaire

Le coffre-fort documentaire d'Illizeo regroupe contrats, fiches de paie, attestations et documents d'entreprise dans un emplacement chiffré, organisé et auditable. Bien structuré, il devient le point d'entrée unique pour les collaborateurs, les managers et les contrôleurs.

- **Lecture**5 min
- **Niveau**Débutant
- **Mise à jour**Mai 2026
- **Module**Documents & signature

## Architecture recommandée

Trois espaces coexistent : **documents personnels** (visibles par le collaborateur et son RH), **documents collectifs** (politiques, règlements, organigramme) et **archives** (anciens contrats, sortants). Chaque espace a ses propres règles d'accès et de rétention.

## Procédure pas à pas

1. ### Définir les types de documents

   Dans *Paramètres → Documents → Types*, créez la liste des types qui structureront vos dossiers : Contrat, Avenant, Attestation, Certificat médical, etc.
2. ### Configurer les dossiers

   Créez les dossiers principaux (RH, Légal, Finance, Tech) puis des sous-dossiers par sujet. Limitez la profondeur à 3 niveaux pour rester lisible.
3. ### Définir les règles d'accès

   Pour chaque dossier : qui peut consulter, modifier, signer, supprimer. Vous pouvez vous appuyer sur les rôles ou sur des règles dynamiques (ex. "manager direct uniquement").
4. ### Mettre en place la rétention

   Choisissez la durée de conservation par type de document. Les fichiers expirés sont automatiquement archivés ou supprimés selon votre politique.
5. ### Importer les documents existants

   Glissez-déposez vos fichiers ou utilisez l'import en masse via CSV. L'import auto-classe les documents en lisant le nom de fichier.

## Bonnes pratiques de classement

| Pratique | Pourquoi |
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| Une convention de nommage unique | Recherche fiable et automatisation possibles |
| Métadonnées remplies (date, auteur, type) | Filtres et statistiques précis |
| Dossier par type plutôt que par personne | Plus simple à maintenir lors des mouvements RH |
| Archives dans un espace dédié | Évite la pollution des dossiers actifs |
| Versioning activé sur les modèles | Historique clair des évolutions |

## FAQ

   Le coffre est-il chiffré ?

Oui, chiffrement AES-256 au repos et TLS 1.3 en transit. Les clés sont gérées par Illizeo en mode KMS, avec rotation automatique.

   Puis-je interconnecter avec mon outil de GED existant ?

Oui, Illizeo se synchronise avec SharePoint, Google Drive et Dropbox. Les permissions sont alignées dans les deux sens.

   Comment partager un document avec un externe ?

Utilisez le bouton *Lien partagé* : choisissez l'expiration, le mot de passe et les destinataires. L'accès est journalisé.

   Les fiches de paie sont-elles automatiquement classées ?

Oui. Le module Salaires les pousse dans le dossier personnel du collaborateur, accessible depuis son libre-service.

### Brancher la signature électronique

Apprenez à connecter DocuSign ou AdobeSign pour signer vos documents en restant dans Illizeo.

[Voir les articles RH de base](/centre-aide/?cat=services-rh-de-base)

### *Similaire*