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title: Organiser la collecte mensuelle des variables
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updated: "2026-09-23"
category: Salaires / Externalisation paie
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# Organiser la collecte mensuelle des variables

Plus une variable remonte d'un module, moins elle est ressaisie — et moins elle est fausse. Voici ce qui alimente la période tout seul, et ce qui reste à votre charge.

- **Lecture**5 min
- **Niveau**Intermédiaire
- **Mise à jour**Mai 2026
- **Module**Externalisation paie

## Ce qui remonte tout seul

La qualité de la paie se joue à la collecte. Plus une variable arrive depuis un module, moins elle est ressaisie — et moins elle est fausse.

| Source | Ce qui alimente la période |
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| Présences | Heures validées du mois, corrigeables dans l'onglet dédié avant la clôture |
| Absences | Absences approuvées, avec leur effet sur le prorata selon votre réglage |
| Notes de frais | Dépenses approuvées et indemnités kilométriques |
| Fiche de rémunération | Salaire, primes, composants, 13ᵉ mois — par date d'effet |
| Acomptes et prêts | Saisis sur la fiche du salarié, avec leur propre arrondi |

## Procédure pas à pas

1. ### Fermer les validations avant d'ouvrir la paie

   Une absence encore en attente d'approbation n'est pas une absence. Videz les files d'approbation d'abord : c'est ce qui évite les rattrapages du mois suivant.
2. ### Vérifier les heures

   L'onglet des présences de la période permet d'ajouter ou de corriger avant le gel. Après approbation, une correction devient un rattrapage.
3. ### Relire les changements du mois

   Un onglet dédié liste les modifications intervenues : salaires, entrées, sorties. C'est la revue la plus rentable du cycle.
4. ### Traiter les alertes

   IBAN manquant, solde de congés négatif, changement de salaire : chacune bloque ou fausse quelque chose en aval. Une alerte traitée s'écarte, et se rétablit si vous vous êtes trompé.
5. ### Consigner le reste par écrit

   Ce qui ne vient d'aucun module — une retenue exceptionnelle, un accord particulier — se transmet au partenaire paie avec le fichier, pas par oral.

## Ce qui ne remonte pas automatiquement

Les primes liées à l'atteinte d'objectifs ne descendent pas du module Performance vers la paie : elles se saisissent comme composant de rémunération. Les saisies sur salaire et les retenues judiciaires n'ont pas d'écran dédié. Et rien ne « valide » une augmentation vers la paie : c'est sa date d'effet qui la fait entrer dans la période.

## FAQ

   Quand faut-il figer la collecte ?

Assez tôt pour laisser au partenaire le temps de produire, assez tard pour ne pas rater les événements de fin de mois. La date exacte est celle de votre contrat de service.

   Et une absence déclarée après la clôture ?

Elle entre dans le cycle suivant. L'approbation de la période est révocable si l'événement est trop important pour attendre.

   Comment savoir si quelqu'un a modifié une donnée après ma relecture ?

Le journal d'audit de la période le dit, et la comparaison entre deux versions du fichier montre l'effet chiffré.

   Les salariés peuvent-ils saisir eux-mêmes ?

Oui, pour ce qui les concerne — absences, notes de frais, pointages — sous réserve d'approbation. C'est précisément ce qui réduit la collecte manuelle.

### Voir Bulletins & soldes

Apprenez à distribuer les bulletins et gérer les soldes de tout compte.

[Voir tous les articles Salaires](/centre-aide/?cat=salaires)

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