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title: Importer vos collaborateurs en masse
description: "Importez en quelques minutes une equipe entiere, voire l ensemble de votre effectif, en utilisant un fichier Excel pre-rempli. Ideal pour la mise en route initiale d Illizeo, la migration depuis votre ancien SIRH ou l arrivee d une nouvelle equipe en bloc."
url: "https://illizeo.com/centre-aide/importer-vos-collaborateurs-en-masse/"
updated: "2026-05-07"
category: Services RH de base / Administration du personnel
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# Importer vos collaborateurs en masse

Importez en quelques minutes une équipe entière, voire l'ensemble de votre effectif, en utilisant un fichier Excel pré-rempli. Idéal pour la mise en route initiale d'Illizeo, la migration depuis votre ancien SIRH ou l'arrivée d'une nouvelle équipe en bloc.

  **Rôle requis :** Administrateur
 **Temps estimé :** 5–15 min
 **Difficulté :** Intermédiaire
 Premium

## Avant de commencer

L'import en masse est conçu pour ajouter ou mettre à jour **plusieurs collaborateurs en une seule opération**, à partir d'un fichier Excel ou CSV. Selon votre besoin, Illizeo prend en charge plusieurs types d'imports :

- **Import basique** — création rapide d'employés avec uniquement les informations essentielles (ID, nom, prénom, email)
- **Import complet** — création d'employés avec toutes leurs sections (informations personnelles, poste, dépendants, adresses, contacts, banque, assurances, etc.)
- **Import de sections personnalisées** — import de données dans vos sections sur-mesure (Custom Sections)
- **Import de soldes** — historique de salaire, soldes d'absences, périodes de présence, primes
- **Import de documents** — bibliothèque documentaire et photos de profil en masse

  **Astuce**
 Pour un déploiement Illizeo réussi, faites toujours un **import basique** en premier (les comptes employés). Ensuite seulement, lancez les imports complémentaires (poste, banque, etc.) en utilisant l'`employeeId` que vous aurez attribué.

## Prérequis

- Vous avez les **droits administrateur** sur votre espace Illizeo (le bouton « Importer » n'apparaît pas pour les autres rôles)
- Votre fichier est au format **.xlsx** ou **.csv**, encodé en **UTF-8** (sinon les caractères accentués é, ç, à seront corrompus)
- Pour un import basique, vous avez à minima : un identifiant unique par employé, un prénom, un nom
- La taille du fichier ne dépasse pas les limites de l'upload (configurable côté serveur, généralement 10–50 Mo)

## Étape par étape

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### Ouvrir l'écran d'import

Connectez-vous à Illizeo. Dans le menu principal, allez dans **Paramètres → Importations**, ou tapez directement l'URL `/import/upload/` derrière votre sous-domaine. L'écran d'import s'ouvre avec le sélecteur de type en haut.

    2

### Choisir le type d'import

Dans le menu déroulant **Type d'import**, sélectionnez le scénario qui correspond à votre besoin :

- `Basic Import` — création express d'employés (5 colonnes seulement)
- `Csf Personal Info` — informations personnelles complètes
- `Csf Job Info` — données poste, contrat, hiérarchie
- `Csf Dependent` — dépendants familiaux
- `Salary upload` — historique salarial
- `Custom Bonus upload` — primes personnalisées
- `One-time / Recurring compensation upload` — compléments de rémunération
- `Attendance / Absence periods upload` — soldes et périodes
- `Accrual balance upload` — soldes d'acquisition
- `Employee Documents (Multiupload)` — documents en masse
- `upload Profile picture` — photos de profil
- **Vos sections personnalisées** apparaîtront aussi automatiquement si vous en avez créées

Pour ce premier guide, choisissez **Basic Import**.

    3

### Télécharger le fichier modèle

Cliquez sur **Télécharger le modèle**. Illizeo génère un fichier Excel avec 3 feuilles :

- **Basic Import** — la feuille à remplir, avec 5 lignes d'exemples factices déjà saisies pour vous montrer le format attendu
- **Picklists** — la liste des valeurs autorisées (ex: `active` ou `inactive` pour le champ Statut)
- **Guideline** — un mémo des règles à respecter

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### Remplir le fichier

Ouvrez le fichier dans Excel ou LibreOffice. **Supprimez les lignes d'exemple** et remplissez les colonnes suivantes :

| Colonne (clé technique) | Statut | Format & règles |
| --- | --- | --- |
| **Effective Date** `(effectiveDate)` | Optionnel | Date d'arrivée. Format selon la config globale (par défaut JJ/MM/AAAA en CH/FR). Si vide, prend la date du jour. |
| **Employee ID** `(employeeId)` | Requis | Identifiant unique. Lettres + chiffres acceptés. **Doit être unique** sur l'ensemble de l'organisation, y compris les employés archivés. |
| **First Name** `(firstName)` | Requis | Prénom. Validation : caractères humains uniquement (rule `PersonName`). |
| **Last Name** `(lastName)` | Requis | Nom de famille. Mêmes règles. |
| **Email** `(email)` | Optionnel | E-mail professionnel. Servira à la connexion. **Si vide**, l'employé devra être invité manuellement plus tard. |
| **Status** `(status)` | Optionnel | Valeurs : `active` ou `inactive`. Par défaut `active`. |

  **Attention encodage**
 Si vous éditez en CSV, assurez-vous d'enregistrer en **UTF-8** (et non Windows-1252 ou ISO-8859). Sinon les é, ç, à seront corrompus dans Illizeo. Sous Excel, préférez le format `.xlsx` qui gère l'UTF-8 par défaut.     5

### Téléverser le fichier

Glissez-déposez votre fichier rempli dans la zone d'upload, ou cliquez pour le sélectionner. Illizeo l'analyse en arrière-plan et vous redirige vers l'écran d'**Analyse**.

    6

### Mapper les colonnes (Analyze)

Sur l'écran **Analyse**, Illizeo affiche en parallèle vos colonnes (à gauche) et les champs Illizeo correspondants (à droite). En général, le mapping est **auto-détecté** grâce aux clés techniques (`employeeId`, `firstName`, etc.). Si une colonne n'est pas reconnue, vous pouvez :

- la mapper manuellement vers un champ Illizeo
- la créer comme champ personnalisé (Custom Field)
- la marquer **Ignorer** si elle n'est pas pertinente

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### Personnaliser les options (Customize)

L'étape **Customize** vous laisse définir le comportement d'import :

- **Mettre à jour les employés existants** — si l'`employeeId` existe déjà, mettre à jour ; sinon créer (mode upsert)
- **Envoyer un e-mail de bienvenue** — déclenche l'envoi automatique avec lien d'activation à chaque nouvel employé
- **Affecter à une organisation** — Société, Département, Bureau, Équipe, Cost Center par défaut
- **Politique d'absences** — appliquer un régime de congés à toute la fournée
- **Profil de tracking** — pointage, badgeage, télétravail

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### Vérifier la prévisualisation (Preview)

L'étape **Preview** affiche un aperçu ligne par ligne du résultat avant écriture en base. Vous voyez :

- les **lignes valides** (en vert) — créeront/mettront à jour un employé
- les **lignes en avertissement** (en orange) — données manquantes optionnelles, valeurs par défaut appliquées
- les **lignes en erreur** (en rouge) — bloquantes : email dupliqué, ID en doublon, format invalide. Ces lignes sont skippées.

  **Bonne pratique**
 À cette étape, n'hésitez pas à corriger votre fichier source, à recommencer le wizard. Mieux vaut réimporter un fichier propre qu'avoir 50 employés mal renseignés en base.     9

### Lancer l'import (Save)

Cliquez sur **Importer maintenant**. Illizeo écrit toutes les lignes valides en base, vous affiche un récapitulatif (*X créés, Y mis à jour, Z erreurs*) et vous renvoie sur la liste des collaborateurs. Si vous avez activé l'option, les e-mails de bienvenue partent dans la foulée.

## Cas d'erreur courants et solutions

| Erreur | Cause | Solution |
| --- | --- | --- |
| **« Email already exists »** | L'email est déjà associé à un autre employé (actif ou archivé) | Soit vous mettez à jour l'employé existant via son `employeeId`, soit vous utilisez une autre adresse |
| **« Employee ID duplicated »** | Doublon d'ID dans votre fichier ou avec un employé archivé | Activez l'option *Mettre à jour* ou changez l'ID |
| **Caractères corrompus** (é → é) | Encodage CSV non-UTF-8 | Réenregistrer en `.xlsx` ou en CSV UTF-8 (BOM) |
| **« Invalid date format »** | Format de date différent de la config globale | Vérifier **Paramètres → Général → Format de date**. Adapter le fichier en conséquence (typiquement `JJ/MM/AAAA` en Suisse/France) |
| **« Validation failed: PersonName »** | Caractères non-humains dans nom/prénom (chiffres, ponctuation) | Nettoyer le fichier (les apostrophes simples ' et tirets - sont autorisés) |
| **Upload échoue silencieusement** | Fichier > limite serveur (50 Mo par défaut) | Découper en plusieurs imports plus petits, ou demander à votre Customer Success de relever la limite |

## Aller plus loin

### Combiner plusieurs imports

L'import basique ne crée que les comptes. Pour **compléter le profil** (poste, contrat, banque, dépendants…), enchaînez avec d'autres types d'imports en utilisant l'`employeeId` que vous avez attribué :

#### Ordre recommandé pour un onboarding en bloc

- 1. Basic Import (création des comptes)
- 2. Csf Personal Info (données personnelles)
- 3. Csf Job Info (poste, contrat, hiérarchie)
- 4. Csf Dependent (familles)
- 5. Employee bank details (RIB)
- 6. Employee insurances (assurances obligatoires)
- 7. Salary upload (historique salarial)
- 8. Multi documents (contrat de travail, fiches…)
- 9. Employee profile picture (photos)

### Imports planifiés (récurrents)

Pour les organisations avec un flux RH important, Illizeo permet de programmer des imports automatiques (Import Schedule) à partir d'un fichier déposé sur SFTP, OneDrive ou Google Drive. Voir l'article [Programmer des imports automatiques](#).

## FAQ

  Combien d'employés puis-je importer en une seule fois ? Aucune limite stricte côté Illizeo, mais nous recommandons de découper par lots de **~5 000 lignes maximum** pour éviter les timeouts d'upload. Au-delà, programmez plusieurs imports successifs ou utilisez les imports planifiés.   Que se passe-t-il si une ligne est en erreur ? Seules les lignes en **rouge dans la prévisualisation** sont rejetées. Les autres sont créées normalement. Vous récupérez le rapport d'import à la fin avec la liste détaillée des lignes en erreur — vous pouvez les corriger et relancer un import partiel.   Puis-je annuler un import après coup ? Pas en un clic. Si vous venez de créer 200 employés par erreur, contactez votre Customer Success Manager — il peut soit archiver tous les employés créés via une opération en masse, soit faire un rollback ciblé en base. À titre préventif, faites toujours un Preview attentif avant de cliquer Import.   Les e-mails de bienvenue partent-ils automatiquement ? Uniquement si vous avez coché l'option **« Envoyer un e-mail de bienvenue »** à l'étape Customize. Sinon les comptes sont créés en silence — vous pouvez ensuite envoyer les invitations en masse depuis la liste des collaborateurs.   Comment importer des informations qui ne sont pas dans le template ? Deux options : (1) créer un **Champ personnalisé (Custom Field)** dans *Paramètres → Champs et formulaires*, il apparaîtra automatiquement dans les imports suivants ; (2) créer une **Section personnalisée (Custom Section)** pour grouper plusieurs champs métiers (ex: badges PIN, taille uniforme, etc.). L'import de cette section deviendra alors un type d'import dédié.   Mes employés vont-ils recevoir un mot de passe par e-mail ? Non, jamais. L'e-mail de bienvenue contient un **lien d'activation à durée limitée** (24h). À l'ouverture, l'employé choisit lui-même son mot de passe. Si le lien expire, il peut redemander une nouvelle invitation depuis l'écran de connexion.   Puis-je importer mes collaborateurs depuis Excel sans passer par le template Illizeo ? Oui, à condition de respecter les noms de colonnes attendus (en clé technique : `employeeId`, `firstName`, etc.) et l'encodage UTF-8. L'étape Analyze s'occupera du mapping, mais utiliser le template officiel reste plus rapide et évite les surprises.

### Besoin d'aide pour votre première migration ?

Notre équipe Premium Consulting peut prendre en charge votre import initial : extraction depuis votre ancien SIRH, nettoyage, mapping, contrôle qualité.

[Découvrir Illizeo Premium Consulting →](/conseil-premium/)

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 [DocumentsImporter des documents d'employés en masse](#)
 [Champs persoCréer un champ personnalisé sur le profil](#)

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