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title: Événements et inscriptions publiques
description: "Créer un événement, inviter des contacts, recueillir les inscriptions sur une page publique, gérer la liste d'attente et le rapprochement avec vos contacts, puis noter la présence et remercier les participants."
url: "http://illizeo.com/centre-aide/crm-evenements/"
updated: "2026-11-08"
category: CRM
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# Événements et inscriptions publiques

Le CRM organise les événements de vos clubs et programmes : petits-déjeuners, conférences, visites. Vous créez l'événement et invitez des contacts ; les participants s'inscrivent sur une page publique, sans compte ; vous suivez ensuite la liste d'attente, le rapprochement avec vos contacts et la présence. Cet article s'adresse aux organisateurs d'événements et aux administrateurs du CRM.

## Avant de commencer

- Le module CRM doit être activé pour votre espace et ouvert pour vous (voir [Activer et administrer le module CRM](https://illizeo.com/centre-aide/crm-activer-et-administrer/)).
- Droits de la matrice des rôles, menu CRM : « Événements : consulter » pour la liste, la fiche et l'onglet **Événements** des comptes et contacts ; « Événements : créer » pour **Nouvel événement** ; « Événements : modifier » pour tout le reste (publier, clore, annuler, inviter, rapprocher, noter la présence, émettre un lien d'émargement, envoyer les appels de paiement, exporter) ; « Événements : supprimer ». Le palier Accès suffit. Par défaut, seul le rôle Administrateur les a.
- La portée suit le **Responsable** de l'événement : avec **Les miens**, vous voyez les événements dont vous êtes responsable. Elle se règle dans la carte **Portées CRM** d'un rôle, domaine **Événements** (voir [Les réglages du CRM](https://illizeo.com/centre-aide/crm-reglages/)).
- Rapprocher une inscription demande aussi « Contacts CRM : consulter », et « Contacts CRM : créer » pour créer le contact. Choisir un club ou inviter ses membres demande « Adhésions et cotisations : consulter » (voir [Adhésions et cotisations](https://illizeo.com/centre-aide/crm-adhesions-et-cotisations/)).

## La liste des événements

Ouvrez **CRM › Événements**. Le tableau donne pour chaque événement de votre portée : l'**Événement**, son **Début**, son **Club**, son **Statut**, les **Inscrits** sur la capacité (la liste d'attente suit, précédée de « + ») et le taux de **Présence**. Filtrez par **Statut** ou par **Club**, ou cochez **À venir seulement**. Un club choisi affiche aussi son taux de présence sur ses événements passés.

![La liste CRM › Événements : trois événements avec leur début, leur club, leur statut, leurs inscrits sur la capacité et leur taux de présence.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/crm-evenements-01.fr_.png?resize=800%2C188&quality=80&ssl=1)
La liste des événements : statut, inscrits sur la capacité, liste d'attente et taux de présence.

## Créer un événement

1. Cliquez sur **Nouvel événement**.
2. Saisissez le **Titre** dans une langue au moins et, au besoin, la **Description**, en français, anglais, allemand ou italien. La page publique montre la langue du visiteur, sinon le français.
3. Indiquez le **Début** et la **Fin**, obligatoires, puis le **Lieu** ou le **Lien de visio**.
4. Fixez la **Capacité (vide : sans limite)** et au besoin la date **Inscriptions jusqu'au**. Sans date limite, les inscriptions ferment au début de l'événement.
5. Choisissez le **Public** : **Ouvert à tous** ou **Membres du club**, qui exige un **Club organisateur**.
6. Pour un événement payant, saisissez le **Prix membre (vide : gratuit)** et le **Prix non-membre (vide : gratuit)**, puis la **Devise**.
7. Le **Responsable** reste vous-même si vous laissez **Vous**. Il reçoit les avis de l'événement.
8. Cochez au besoin **Envoyer un e-mail de remerciement aux présents après l'événement** (décoché par défaut).
9. Sous **Questions du formulaire**, cliquez sur **Ajouter une question** : libellé, type **Texte libre** ou **Choix dans une liste** (un choix par ligne), case **Obligatoire**. Vingt questions au plus.
10. Cliquez sur **Créer l'événement**. Il naît en **Brouillon**.

**Modifier**, sur la fiche, rouvre la même fenêtre. Un prix modifié s'applique aux montants dus pas encore appelés.

## Les statuts d'un événement

| Statut | La page publique | Boutons de la fiche |
| --- | --- | --- |
| Brouillon | « Lien invalide ». | **Publier**, **Annuler l'événement** |
| Publié | Ouverte jusqu'à la date limite, sinon jusqu'au début. | **Clore les inscriptions**, **Annuler l'événement** |
| Clos | « Inscriptions closes ». | **Publier** (rouvre), **Annuler l'événement** |
| Annulé | « Événement annulé ». | Aucun : c'est définitif. |

Chaque passage demande une confirmation. Chaque matin, un événement publié dont la date limite est passée devient **Clos** de lui-même. **Annuler l'événement** envoie un e-mail d'annulation, avec le fichier d'agenda qui retire l'événement, aux inscrits et à la liste d'attente ; les montants dus sans paiement sont annulés. **Supprimer** n'est permis que pour un brouillon ou un événement sans inscription.

## La fiche d'un événement

La fiche reprend les détails saisis, puis cinq compteurs : **Inscrits**, **En attente**, **À rapprocher**, **Présents** et **Taux de présence** (présents sur inscrits). Le bloc **Formulaire public d'inscription** donne l'adresse de la page publique, à copier ; seuls ceux qui peuvent modifier l'événement le voient.

La section **Inscriptions** liste les inscrits, puis la liste d'attente, puis les annulations, avec leur **Statut**, leur **Contact**, leur **Présence** et leur **Montant dû**. Sous chaque nom figurent l'e-mail, l'organisation, la fonction et les réponses aux questions. Deux listes filtrent par statut et par rapprochement.

![La fiche d'une conférence publiée : détails, compteurs d'inscrits et de liste d'attente, lien public du formulaire et tableau des inscriptions avec leur montant dû.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/crm-evenements-02.fr_.png?resize=800%2C720&quality=80&ssl=1)
La fiche d'un événement : ses compteurs, son lien public et ses inscriptions.

## Inviter des contacts

Le bouton **Inviter** apparaît sur un brouillon ou un événement publié. Publiez d'abord l'événement : le lien d'un brouillon répond « Lien invalide ».

1. Cliquez sur **Inviter**.
2. Sous **Contacts choisis**, ajoutez des contacts un à un.
3. Au besoin, ajoutez les **Membres d'un club** (et une **Catégorie**), les **Comptes d'une étiquette** ou les **Contacts d'un compte**. Ces critères se cumulent : un contact doit les remplir tous.
4. Cliquez sur **Envoyer les invitations**.

Chaque invité reçoit un e-mail dans sa langue, avec le lien d'inscription. Le bilan compte, sans les nommer, les contacts écartés : hors de votre portée, en opposition, à ne pas contacter par e-mail, sans adresse e-mail, déjà invités. Un contact en opposition n'est jamais invité, même choisi un à un.

Les membres d'un club sont le membre, le contact référent et les contacts rattachés au compte membre, pour les adhésions actives. La liste **Comptes d'une étiquette** retient en réalité les contacts qui portent cette étiquette. Si votre espace soumet les invitations à une validation (**Paramètres › CRM › Validations**), elles partent une fois validées.

![La fenêtre Inviter à l'événement : contacts choisis un à un, puis membres d'un club, comptes d'une étiquette ou contacts d'un compte.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/crm-evenements-03.fr_.png?resize=672%2C444&quality=80&ssl=1)
Inviter : des contacts choisis, ou tous ceux d'un club, d'une étiquette ou d'un compte.

## La page publique d'inscription

La page montre le titre, le club organisateur, la date, le lieu, les prix et la description. Le formulaire demande le **Prénom**, le **Nom** et l'**E-mail**, obligatoires, puis l'**Organisation**, la **Fonction** et vos questions. Une mention d'information, le lien **Politique de confidentialité** et une case de consentement obligatoire précèdent le bouton **M'inscrire**.

La réponse est **Inscription reçue**, **Vous êtes sur la liste d'attente** ou **Inscriptions closes**. Un événement complet l'annonce par un bandeau avant l'envoi.

- La page ne montre jamais les autres inscrits et ne dit pas si l'e-mail est connu. Une seconde inscription avec le même e-mail ne crée rien et reçoit la même réponse.
- Un champ invisible piège les robots, et le nombre d'envois par minute depuis une même connexion est limité.
- Les e-mails suivants partent dans la langue du formulaire rempli.

![La page publique d'inscription d'une conférence complète : détails de l'événement, bandeau de liste d'attente, champs du formulaire et case de consentement.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/crm-evenements-04.fr_.png?resize=512%2C786&quality=80&ssl=1)
La page publique d'inscription, sans compte : ici, l'événement est complet.

![Schéma : une inscription par la page publique est refusée si les inscriptions sont closes ; sinon elle devient Inscrit, avec un e-mail de confirmation, ou passe en liste d'attente quand l'événement est complet. Quand un inscrit annule, le premier en attente reçoit sa place. Les inscrits reçoivent le rappel la veille, puis la présence est notée et les présents reçoivent le remerciement s'il est activé.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/crm-evenements-flux-01.fr_.png?resize=800%2C1005&quality=80&ssl=1)
De la page publique à la présence : confirmation ou liste d'attente, place libérée, rappel et remerciement.

## Confirmation, liste d'attente et annulation

- **Inscrit** : l'e-mail « Inscription confirmée » part aussitôt, avec le fichier d'agenda (.ics) et le bouton **Annuler mon inscription**.
- **Liste d'attente** : au-delà de la capacité, la personne reçoit un e-mail de liste d'attente, avec le même bouton.
- **Annulation** : par ce bouton, ou depuis la fiche avec la croix de la ligne. La place va au premier de la liste d'attente, dans l'ordre d'inscription : il passe Inscrit et reçoit l'e-mail « Une place s'est libérée », avec le fichier d'agenda.

Une inscription en attente ne doit rien. Une inscription annulée perd son montant dû s'il n'a reçu aucun paiement ; un montant payé, même en partie, reste, et un remboursement se règle hors d'Illizeo.

## Rapprocher une inscription

À chaque inscription, le CRM cherche les contacts qui ont cet e-mail. S'il en trouve un seul, l'inscription s'y rattache. Sinon, aucun ou plusieurs, elle reste **À rapprocher** et le responsable en est averti. Le formulaire ne crée jamais de fiche.

1. Sur la ligne de l'inscription, cliquez sur **Rapprocher**.
2. Choisissez **Rattacher à un contact existant**, ou **Créer le contact avec ce que l'inscrit a saisi**, avec au besoin un **Compte (facultatif)**.
3. Cliquez sur **Rattacher** ou sur **Créer et rattacher**.

La colonne **Contact** affiche ensuite **Voir le contact**, ou « Fiche non visible » hors de votre portée.

![Schéma : une inscription reçue se rattache seule au contact quand un seul contact porte son e-mail. Sinon elle reste à rapprocher et le responsable est averti ; un utilisateur la rattache à un contact existant ou crée le contact. Une fois rattachée, elle prend le prix membre si le contact est membre du club, sinon le prix non-membre.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/crm-evenements-flux-02.fr_.png?resize=800%2C1297&quality=80&ssl=1)
Le formulaire ne crée jamais de fiche : sans contact unique, un utilisateur rapproche l'inscription.

## Rappel de la veille et remerciement

Chaque matin à 9 h, heure de Suisse, le CRM clôt les événements échus, puis :

- envoie le rappel aux inscrits des événements qui commencent le lendemain, une seule fois, avec le fichier d'agenda ; la liste d'attente ne le reçoit pas ;
- si la case est cochée, envoie le remerciement aux inscrits notés **Présent**, une seule fois, au premier passage après la fin et au plus tard sept jours après.

Notez donc la présence avant le matin qui suit l'événement : le remerciement ne part qu'une fois, aux présents déjà notés.

## Noter la présence

Sur la fiche, la colonne **Présence** des inscrits propose **Présent**, **Absent** ou **Excusé** ; **Non noté** efface le choix. Pour émarger sur place, sans compte, utilisez le **Lien d'émargement pour l'animateur** :

1. Cliquez sur **Émettre un lien**. Le lien et un code à six chiffres s'affichent une seule fois : notez-les et transmettez-les à l'animateur.
2. L'animateur ouvre le lien, saisit le code, puis clique sur **Ouvrir la feuille**.
3. Pour chaque inscrit, présenté par son nom et son organisation, il touche **Présent**, **Absent** ou **Excusé**, puis **Enregistrer la feuille**.

Le lien vaut jusqu'à 24 heures après la fin. Cinq codes faux le verrouillent. Un nouveau lien révoque le précédent ; **Révoquer les liens** les ferme tous.

![Les inscriptions d'un événement passé, avec la présence de chaque inscrit : présent, excusé ou absent.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/crm-evenements-05.fr_.png?resize=800%2C264&quality=80&ssl=1)
La présence se note ligne par ligne, ou sur place avec le lien d'émargement.

## Un événement payant

Le prix membre s'applique quand le contact rattaché a une adhésion active au club organisateur, en personne ou par un compte auquel il est rattaché. Sinon, c'est le prix non-membre, y compris pour une inscription pas encore rapprochée.

Le montant dû naît quand l'inscrit a une place, et il se suit comme une cotisation : la colonne **Montant dû** donne son montant, son numéro et son statut, et le bouton **Cotisation** ouvre sa carte (remise, appel, PDF, paiements). **Envoyer les appels** envoie par e-mail chaque montant encore à appeler, avec son numéro et son PDF. Les relances suivent les réglages du club ; sans club, l'échéance est à 30 jours et deux relances au plus partent, 15 jours après l'échéance puis 15 jours plus tard. Voir [Adhésions et cotisations](https://illizeo.com/centre-aide/crm-adhesions-et-cotisations/). Il n'y a pas de paiement en ligne.

## L'onglet Événements et l'export

- L'onglet **Événements** d'un contact liste les événements où il a été **Invité** ou inscrit, avec sa présence. Celui d'un compte fait de même pour ses contacts rattachés que vous lisez. Seuls les événements de votre portée y figurent.
- **Exporter les participants** télécharge un CSV de toutes les inscriptions (statut, coordonnées saisies, date, présence, montant dû, paiement), sans les réponses aux questions.

## Avis, e-mails et workflows

- Le responsable reçoit dans sa cloche « CRM : nouvelles inscriptions » (une fois par heure au plus), « CRM : événement complet » et « CRM : inscription à rapprocher », sans nom d'inscrit. Chacun les coupe dans **Paramètres personnels › Notifications**, ligne « CRM — événements : nouvelles inscriptions, événement complet, inscriptions à rapprocher ».
- Chaque e-mail (invitation, confirmation, liste d'attente, place libérée, rappel, annulation, remerciement, paiement) a son modèle, modifiable en quatre langues dans **Paramètres › Gérer Illizeo › Email**.
- Le déclencheur « Inscription à un événement reçue » lance vos workflows (**Paramètres › Gérer les employés › Workflows**).
- Les rapports sur mesure ont trois sources : « CRM — événements », « CRM — inscriptions aux événements » et « CRM — présences aux événements ». Le journal du CRM garde chaque geste, jamais les réponses au formulaire.

## À savoir

- Un événement **Membres du club** ne refuse personne sur la page publique : une personne non reconnue reste à rapprocher. Vérifiez ces inscriptions.
- Pour rouvrir un événement clos, repoussez d'abord la date **Inscriptions jusqu'au**, puis cliquez sur **Publier**. Sinon, la page reste fermée et l'événement repasse en Clos le lendemain matin.
- Les inscriptions jamais rapprochées suivent la durée « Inscrit à un événement, jamais rapproché » de **Paramètres › CRM › Protection des données** ; sans durée, elles restent. Un contact effacé laisse des inscriptions anonymes (« Contact effacé ») (voir [Protéger les données des contacts (RGPD)](https://illizeo.com/centre-aide/crm-rgpd-des-contacts/)).

## Questions fréquentes

### Pourquoi une inscription est-elle « À rapprocher » alors que la personne est dans le CRM ?

Aucun contact ne porte l'e-mail saisi, ou plusieurs le portent. Utilisez **Rapprocher**.

### Le rappel de la veille n'est pas parti.

Il part la veille à 9 h. Un événement publié après ce passage pour le lendemain n'en reçoit pas, et la liste d'attente jamais.

### *Similaire*